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打造高績效團隊,成為幸福的真正團隊 ! !
2022/6/1 作家:彭奕婷, PMP
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作者/彭奕婷,PMP

燙手山芋:已崩壞的團隊
Kacey任職於一間歐洲科技公司,她日前被指派接手一個五人的Scrum團隊。已知該團隊成員配置含一名小主管與四位成員,老闆在要求Kacey將該團隊的績效提高後,便將團隊交給她。
由於與團隊成員均不熟悉,所以Kacey決定在重整團隊前,先認識他們。於是,她開始積極與成員一對一面談,並找機會和小主管與各成員進行各種加深感情的活動。

幾週過去,Kacey發現該團隊瀰漫一股不尋常的的氣氛,指派任務時,團隊雖會認真執行,但未曾出現主動爭取任務,或主動針對負責的產品提出改善的想法,並且對於公司的政策常有悲觀與不平的感概。另外,在私下聊天中,得知大多數成員們對於小主管極度不信任,導致在任何有小主管在場的場合,成員們大多寧可沉默,不願表達意見,在深入了解下,得知小主管因自身管理職能的不熟悉,所以曾為達成老闆不合理的要求,而多次犧牲團隊,造成團隊成員與小主管間的信任破滅,再加上雙方均不善表達,更加深關係修復的不易。

新的策略:改變的開始
看到成員與小主管的關係已破裂,並已導致團隊合作問題,Kacey判斷任何硬性的或來自小主管的訴求,都將更快速地促使團隊崩解。於是,Kacey決定先從小主管身上著手,由頻繁的軟性溝通來加強小主管的管理職能,並且從日常合作上,同時做到「讓團隊成員再次信任小主管」以及「凝聚團隊向心力」,以便重塑團隊。

Kacey 實施上述策略的作法很簡單,她只採用以下三種方式:
1. 維持誠實待人
2. 保持資訊公開透明
3. 欣賞式探詢(Appreciative Inquiry, AI)
雖然與小主管的頻繁溝通中,前幾次的成效仍不彰,但Kacey仍不斷使用AI技巧投注真誠的關懷,並且耐心給予不善言詞的小主管大量留白的思考空間,不逼迫回答、不要求回應,讓小主管依願意而表達,而當小主管願意表達時,立即給予大量且刻意的肯定與讚賞。幾次下來,小主管逐漸願意敞開心胸、陳述想法,Kacey眼見時機成熟,於是立刻展開下一步,即「與小主管共創團隊成長藍圖」,過程中Kacey發現在談到對團隊期待時,小主管眼神中綻放的光芒,她看到了團隊改善的希望。

同時,Kacey也把相同策略套用到團隊成員身上。在某次團隊聚會上,有成員又開始消極的抱怨公司與小主管的大小事,Kacey當下簡單分享了一句話:「A team is not a group of people who work together. A team is a group of people who trust each other.(團隊不是一起工作的一群人,而是彼此信任的一群人。By Simon Sinek, on May 28th, 2013)」接著詢問成員對於團隊的期待,多數成員均搖頭說沒有期待,但Kacey仍耐心的鼓勵成員回答,並隨時提供匿名的方式以便讓團隊陳述想法。幾次下來,有成員開始透過匿名機制發表意見,Kacey雖未將這些意見透露給團隊,但仍在公開的場合,表達對提供想法的成員感到讚賞與期待。

幾個月過去,團隊狀況發生重大的改變,小主管開始在團隊面前表達自己的觀點,多數團隊成員也慢慢勇於在小主管在的場合陳述意見。團隊的氣氛從一開始的沉默死寂,轉變為熱鬧歡樂,並有越來越多成員主動提出改善產品的想法。

再次策略:重塑真正團隊,並開始提升績效
Kacey看到團隊已準備好,於是擬定了三大方針,開始促成提升團隊績效。她採用的方針為:
1. 提升團隊幸福指數
2. 重塑「真正的團隊」
3. 加強團隊自我管理

由於該團隊每週有固定聚會,Kacey便利用此聚會了解團隊的幸福指數,她運用的方式為詢問團隊對於「對於自己目前角色」、「對於在目前的團隊」以及「對於公司」的開心程度,她使用李克特量表(Likert Scale)讓團隊由一至五分簡單表達想法,一分是最不滿意,而五分是最滿意。如下方範例:
1. 你喜歡自己目前職務的角色嗎?
2. 你喜歡目前待的團隊嗎?
3. 你喜歡我們公司嗎?

同時,也詢問開放式問題,讓團隊成員自由回答。如下方範例:
在過去一週,你發現能和大家一起做什麼事,讓團隊更好?

在蒐集完資料後,Kacey讓團隊投票選出一項想一起做的事,並要求團隊在隔週優先實現這件事。雖然共同要做的並非都是開心的事,但由於充分授權團隊,因此大家每週都開心且熱烈地執行共同決定的事情。另外,Kacey也與小主管定期討論幸福指數,每週調整團隊帶領的方向,讓團隊保持愉快心情。

Kacey清楚多年前學術研究已證實:越開心的團隊,工作績效會越高。因此採用提升團隊幸福指數的策略,來提升目標達成機率。她也提供相關文獻給小主管參考:2007年Thomas A Wright、Russell Cropanzano與Douglas G. Bonett三位學者曾深入研究員工幸福程度在工作滿意度和工作表現的關聯,發現當員工在高度幸福時,能有較高的工作績效表現,以及2014年Jeff Sutherland、Neil Harrison和Joel Riddle也曾在第四十七屆的夏威夷系統科 學國際會議(Hawaii International Conference on System Sciences,HICSS)上發表過幸福指數與高績效團隊的正相關研究。

兩個月後,團隊成員的工作績效提升的越發顯著,團隊氛圍也穩定轉變成歡樂與積極,曾經低落和消極的情景,已如過眼雲煙,Kacey達成了老闆交付的任務,並持續帶領小主管與團隊前往下一個成功的里程碑。

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Kaitlyn Peng(KK) 有逾8年產品管理經驗(Agile經驗逾5年),擅長商業策略、數據分析、使用者經驗……等,目前有近10張管理相關國際證照,且現任台灣第一個Product Owner社群社長(AG7_PO社群),以及為KKtalks.tw(職場雜談)的創辦人。
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