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真的「改善」, 讓團隊越來越好!
2023/3/1 作家:彭奕婷, PMP
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作者/ 彭奕婷, PMP

Tegan擔任快樂科技媒體公司的社群編輯,負責該公司當月文案方向之一「挖掘出高績效公司的團隊管理祕訣」。Tegan恰巧認識在智慧家電產業內,營收逐年飆高的傳奇龍頭公司Brilliant Home的Scrum Master Jazmin,於是想盡辦法在雙方繁忙的排程中,敲定了訪談的日子。

今天,是Tegan與Jazmin訪談預定日,Tegan依約來到Brilliant Home在台北的總公司。一進Brilliant Home的辦公室,Tegan看到一群又一群帶著開心笑容、昂首闊步的員工們此起彼落地討論,有些人在白板上畫出各種線圖討論議題解法、有些人圍成圈熱烈地討論工作流程,她頓時強烈地感受出這間公司帶給大眾市場的印象「自信」、「快樂」與「熱忱」。

「真」的自我管理
進到會談室後,看到Jazmin已在內等候。Jazmin露出大大的笑容說:「Tegan,看到你真開心!最近一切好嗎?」由於在訪談前,雙方已明確訪談目標,因此在彼此愉快且短暫的寒暄後,Tegan便單刀直入地提問:「我想知道Brilliant Home作為高績效公司的團隊管理秘密,請問你認為在團隊管理上『最重要』的要素是什麼?」

Jazmin眼神散發光芒、自信地回答:「建立『真的』能進行自我管理的自主團隊。」看到Tegan露出「怎麼說呢?」的表情,Jazmin微笑著回答:「你知道的,我實踐敏捷約八年,真正開始像『真實』實踐者是從四年前開始,那時也是我加入Brilliant的那年。這邊的『真實』是指『對Scrum精神和運作的熟悉,以及有成功帶出高績效團隊的經驗』。」

「確實化」團隊改善
接著她望著遠方,似乎在回想些什麼的淡然說:「當時公司團隊還小,我只有負責一個團隊,不像現在要負責十個團隊,當時公司業績不好,大家精神壓力也很大,要經常性加班,工作氣氛常是憂鬱沉悶。還記得當初訓練完團隊後,在前三次的Sprint Retrospective非常不順暢。」

「團隊其實有向心力,大家都很想成功,很慶幸不是不敢開口的團隊。」Jazmin停頓了一下,繼續說:「真正的卡點在於團隊對於『行動』的執行還不夠深入。」Tegan趁機詢問:「怎麼說呢?」Jazmin溫暖而堅定地回答:「對於成功這件事,美國企業家Scott Belsky說過『It's not about ideas. It's about making ideas happen.(這無關想法,而是如何讓想法落實。)』我們現代人常對事情有很多自己的觀點和想法,但對於想法的執行力,卻十分匱乏。」Tegan接著說 :「常常剩下一張嘴,像我減肥就是,哈哈哈。」

「哈哈哈,我們是思考的動物,所以很自然會有想法。」Jazmin繼續說:「至於實際付出行動、改變長久的習慣、調整根深蒂固的思維,則是很辛苦的。」

Tegan點點頭說:「對,就像我太喜歡吃炸雞、甜點而發胖,每次下定決心要減肥,卻常忍不住挨餓,所以經常偷吃而失敗。哈哈哈!」

「哈哈哈,謝謝你的誠實。」Jazmin笑著繼續說:「在那幾次的不順暢中,我觀察到『落實』是急迫要解決的事。當時團隊只反省、只提出想法,雖然有收斂觀點,但執行力卻極度不足。所以,我採取了『Kaizen』的做法……」

Tegan 插嘴問:「這是什麼呀?」

Jazmin回答:「這是改善,『Kaizen』是日語的『改善(カイゼンン)』,這觀念來自於豐田汽車(Toyota)的管理精神『持續不斷的改善(Continued,Relentless Improvement)』,他們認為持續不斷的改善會發生在產品功能以及每一位員工身上,大家持續追求進步,讓整體提早成功。」

Tegan好奇地問:「這聽起來真棒!該怎麼運用呢?」

「高效化」團隊改善
Jazmin再度露出大大的笑容,回答:「這問題問得很好!一般來講,我們認為改善事情,只要起個頭,要做的時候才去注意、去處理,但這樣常會有執行上的困難,因為人腦記憶有限,若要做的時候才注意,我們會容易忘記。所以,當下採行的做法是:把每週討論出來的『Kaizen』列成一條又一條的工作任務,我把它設成User Story的一個類別,讓團隊選擇『哪個對於團隊而言,最能夠幫助改善團隊績效』,接著和User Story一樣採用比大小的估計方式,計算出該任務的點數,並將它放入下次的Sprint Backlog內,並請團隊把它視為最高優先順序的任務處理,充分授權團隊自主處理問題。」她拿起手邊的馬克杯,喝了一口水後繼續說:「再來,就是最重要的事情了,我們會在之後的Daily Scrum中,每次都優先討論這件『Kaizen』是否已完成,若未完成,則會優先討論如何順利完成它。」

「哇!這個作法好令人驚艷!」Tegan驚呼一聲,繼續詢問:「剛提到User Story會用比大小的估算方式,那麼,會有過大的『Kaizen』嗎?」

Jazmin對Tegan點點頭,說:「正確,『Kaizen』的確一樣會有尺寸大小的狀況,由於『Kaizen』屬於User Story,所以處理方式也跟User Story一樣,若尺寸過大,會需要拆解成一個Sprint內能被團隊完成的大小。」

「數據化」團隊改善
「原來如此。」Tegan好奇地接著問:「那麼,這作法是如何幫助團隊績效提升呢?」

「數據化結果。」Jazmin滿意地回答:「我們將一開始實行『Kaizen』的Velocity、實質上每次Release後得到的營收、使用者行為改變的相關數值、平常已提供給客戶的滿意度量表……等的數據都整理成趨勢圖表,結果呈現出來的就是持續上漲趨勢。當團隊看到自己的改變,能讓團隊、產品、組織都有好的結果,除了團隊向心力越來越好之外,帶來的成就感也讓工作氣氛越來越歡樂,其實,我們改變的不僅是實質上的業績和工作氣氛,甚至加班都變成罕見情況了。」

「聽了好感動,謝謝你的分享,我要把這樣的好方式也帶回公司,希望我們都越來越好!」繼續訪談一陣子後,Tegan和Jazmin都各自帶著滿滿的收穫和愉悅回到工作崗位上,充滿力量地繼續為目標而努力。

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彭奕婷, PMP
現職臺灣產品人學會(POA)理事長、Scrum Inc.臺灣培訓Trainer,企業內外訓講師/Trainer、大專院校講師,以及台灣敏捷部落(TAT)AG7產品負責人(PO)社群社長。除了與多位作者出版教育研究書籍外,也與多位志工共同翻譯國外管理書籍。產品管理經驗逾10年,同時,自2015年起,持續深耕敏捷實務至今。

專業為:產品管理 (含商業策略、UX、數據分析、需求管理等)、Scrum、教練 (國際教練聯盟ICF)、跨國與多團隊領導……等。
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