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百年企業組織轉型 NEC台灣持續創造專案高績效
2023/9/1 作家:專案經理雜誌
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文/季平, PMP

創辦迄今逾120年的恩益禧(NEC)集團是IT與網路技術整合的全球領導企業,服務對象包含政府單位、電信業、製造業、物流與服務業、金融業……等。台灣子公司(NEC Taiwan)自1982年迄今成立41年,主要業務包含提供資通訊(ICT)製造商系統解決方案,產品如:大型電腦主機、生物辨識技術等,台灣鐵路驗票閘門與售票機台、便利超商新型銷售時點情報系統(POS)、地震與海嘯海纜觀測系統,都是由NEC台灣負責建置及維修。

大刀闊斧組織轉型 PMO肩負雙重任務
面對全球數位化轉型浪潮,百年企業NEC秉持與客戶共創以實現事業創新及改革思維,推動全球NEC組織轉型,同時引進國際級管理制度、解決內部員工傳承等問題,重新為組織及產品找到新定位。在組織積極轉型的過程中,專案管理辦公室(PMO)肩負兩大任務,一是在全球NEC組織轉型的過程中,承接日本總社與NEC台灣的意見與作法,二是監控專案風險與品質狀況、創造專案績效,在公司治理與專案治理中發揮關鍵助力。

NEC台灣專案管理辦公室協理余秉仁指出,NEC提供的服務專案類型多元,主要分三大類,最大宗的資訊系統整合專案、產業解決方案及海事工程。為協助專案團隊順利交付預期標的、創造價值成果,三大專案類型使用不同的開發手法與專案執行流程。

以資訊系統整合專案為例,開發方法以預測式(Waterfall)為主,在正式取得專案前,PMO會與各事業體個別的專案經理澈底評估專案範圍內的各項的潛在風險,另外設有風險審查專家團隊,依據系統整合專案屬性進行技術風險評估,進而量化評估結果。評估系統會自動產出風險應變金建議值,同時邀集財務、法務、風控、採購、經營企劃部門綜合評估專案其他風險,擬定回應對策及回應成本,之後責成專案團隊針對風險評估結果及確切的交付工件進行全面性的專案規劃,規劃內容包含開發程序與步驟、各項投入資源數量、成本預估及應交付成果,同時依專業工具產出WBS,做為專案重要基準文件及時程管控表。

產業解決方案專案的開發方法,則多以敏捷式(Agile)為主。以智慧零售解決方案為例,就是結合總部的領先技術與台灣卓越中心(Center of Excellence, CoE)的專業優勢,比方透過One ID解決方案打造全新的智慧國際機場,旅客進入機場大廳後,從報到、通關、金融提款、免稅品消費……等互動體驗環節皆可利用NEC的生物辨識系統與智慧零售解決方案快速完成交易。將客戶的解決方案導入服務後續的軟硬體系統整合開發流程多採預測式(Waterfall),依據公司專案管理體系規範作業(如:依客戶需求制定WBS),按開發階段流程與關卡審查方式逐步推進進度,使軟硬體系統整合得以順利上線運作。

海事工程專案多半使用預測式(Waterfall)開發方法規劃專案過程,依開發階段與關卡程序制定各階段交付任務及各關卡"Go or No Go"審查標準。余秉仁以地震與海嘯海纜觀測系統工程為例說明,該專案於規劃階段即與日本總社專家共同研擬專案執行計畫,這類專案需使用特殊海纜船執行埋設海纜工作,所以需要事前安排好各項施工設施與人力作業排程,根據預定作業排程網圖依序施工與驗證,同時需要事前依政府相關法規規劃「事件通報要求與程序」,於施工期間定時向政府權責單位、海巡署及漁業電台……等回報作業船隻位置,以利航道作業安全。

減少未知風險
作法一、源頭管理
余秉仁坦言,計畫趕不上變化,即便事先經過層層檢視、規劃、擬定風險清單、評估與因應策略,許多專案仍可能出現不在預期中的新風險或議題。如何平衡各專案不斷改變又相互競爭的限制(如:範時成品法規限制),同時又能滿足各方利害關係人,「我們會努力做好源頭管理以降低專案執行中各項變更程序可能發生的頻率。」

以「資訊系統整合專案」為例,源頭管理的重點放在各項潛在風險評估與擬定回應對策。PMO會事先依據公司過往經歷的中高風險專案經驗,建立一組標準化綜合風險評估表,並且每年持續優化潛在風險項目。專案範圍或需求不明確、供應商或外包商評鑑執行不確實,自然容易提高風險值,風險升高對應的風險應變金也會同步墊高,影響專案成本與毛利。為提升獲利目標,專案團隊在風險評估階段就必須確實釐清客戶需求、執行範疇及限制條件……等細項,避免意外狀況發生。比方系統上線時程的目標達成充滿高度挑戰,客戶又在契約中設定高額逾期罰款條款,這時PMO會請業務同仁與客戶協商,以降低專案的財務風險。

作法二、1-2-3指導委員會機
當然,再好的源頭管理也難保意外來攪局,為即時控制預期之外的狀況發生,讓資源分配與決策最佳化,NEC會執行「1-2-3指導委員會機制」,在專案正式啟動後第一個月召開第一次指導委員會(Steering Committee),目的是專案目標校準;後續每隔兩個月定期召開品質與風險會議,檢視風險評估表實際控制狀況與新議題的發生及因應對策。萬一專案發生重大議題,PMO會立即召開Steering Committee;每隔三個月召開雙方專案負責人指導會議,透過「1-2-3機制」平衡專案限制條件,如若發生任何專案基準狀態改變的事實,專案經理可依職權即刻執行變更管理程序。

以混合式(敏捷式+預測式)進行的「產業解決方案」為例,在客戶端軟硬體系統整合專案開發設計階段,會視產品類型客製服務系統開發專案,創新研發部門可以藉由POC及EVT關卡審查機制,檢視時程、成本、品質……等關鍵指標是否符合目標值,若出現差異,審查會議必須做出因應做法以平衡各項限制資源,確保準時交付對的解決方案給系統整合團隊,協助客戶將產品或服務導入現場。

WBS平衡工作量+提高專注力
每年數百個大小專案需要執行,不同團隊需面對不同產業與客戶、風險控管與服務品質……等壓力。以硬體安裝工作來說,通常工作人員面臨到的狀況是安裝地點非常多,而且短時間內要安裝完成。如:連鎖超商新世代的POS系統,每家門市至少需安裝兩套,如果在三個月內要完成安裝作業,勢必得安排與外部夥伴合作的人力,才能平衡專案團隊的工作量、維持專注力以實現專案價值,對於PMO或各事業部專案經理來說,這些都是常見的挑戰。

以資訊系統整合專案及產業解決方案而言,NEC的關鍵做法是維持WBS的完整性。在軟體開發建置階段,系統分析師會事先產出詳細設計架構圖與機能詳細規格表以優化程式設計師的工作排程,為了平衡專案團隊每位程式設計師的每日工作量與專注度,PMO除強化系統分析師產出符合客戶需求的設計文件外,也會力求每位設計師能力水準相當,以提高團隊即戰力,這部分會由功能主管或系統分析師提供必要的培訓或輔導。

至於績效評比,PM與團隊成員有不同但相互勾稽的績效衡量指標,區分為定量與定性,透過PMIS及知識管理系統達到專案績效考核的目的。此外,公司也設立年度優異專案團體獎項,共有五大獎項,於PM Camp活動中公開獎勵專案團隊,得獎團隊除獲得海外旅遊或獎金,也會與全公司分享專案表現優異之處與面臨的挑戰,透過案例分享催動後續各專案獲得更好的績效。

持續改善專案環境 重視人才培育與永續性
以「人」為本的專案工作中,打造一個讓團隊可以持續學習,進而改善專案執行品質與成效的專案環境相當重要。NEC重視人才的培育與永續性,規劃三種不同構面,營造一個讓專案經理及團隊可以持續學習的環境。

2018年董事總經理賴佳怡的加入,堪稱NEC台灣的「關鍵轉型元年」,NEC台灣營造可持續學習環境的速度變得更快,對於知識管理平台的優化投入更多心血,進而提高專案執行成效,不僅於2022年12月1日發表NEC One ID最新應用,也帶領NEC團隊獲得經濟部電子資訊國際夥伴績優廠商獎項(IPO Awards)—策略亮點夥伴獎殊榮。截至2022年,NEC台灣營業額呈兩倍數增長、獲利翻倍,各事業群的專案績效年年提升。在NEC全球組織轉型的過程中,NEC台灣的專案管理技巧與成熟度正快速與國際接軌,展現獨特的企業價值。

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