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突破傳統框架:用Notion打造動態的專案管理與團隊溝通
2023/9/1 作家:謝文翊 Mardy Hsieh
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作者/謝文翊

專案管理是一門複雜的藝術和科學,涉及多個要素和技術的交織。為了做好專案的管理工作,很多人會選擇使用Excel當作專案管理的工具,但它卻不是最合適的軟體。因為Excel在「呈現專案狀態」與「建立有效率的團隊溝通管道」這兩個重要需求上,並沒有容易達成的功能。那麼,有沒有更適合的工具呢?有的,那就是Notion,是現下非常流行的雲端個人管理工具。

用Notion管理專案的好處
一、兼顧多種專案資訊呈現方式
Notion的「檢視View」呈現樣式,提供表格、看板、時間軸……等多種方式,正好符合想要根據專案特性與溝通對象,決定適合的檢視呈現專案狀況的需求。

二、提供專案任務執行的追蹤提醒
Notion內建追蹤提醒功能,可以提醒某人某事即將到期,這對於確保專案任務如期執行幫助很大。

三、資訊集中、知識傳承
Notion原本設計就是一套完整的文件管理工具,運用在專案管理上就變成知識管理庫,將專案規劃、溝通討論、會議、產出文件……等執行過程的紀錄有組織地儲存下來,日後運用搜尋功能就能找到,可以提升專案的成功機會,以及專案團隊的管理職能。

建立專案管理系統
Notion的優點在於其靈活性,可讓使用者依需求建立適合自己的架構。建立四個頁面,「專案管理系統」是首頁,首頁之下包含「專案列表」、「WBS及任務清單」及「資源」三個頁面,代表三個管理目標。透過Notion特有的功能:關聯「Relation」與階層「Sub-items」,將三個頁面的資料連接起來,加上Notion原有的團隊協作功能,就能讓專案團隊隨時隨地都能了解專案狀態與進度。



Notion的資料表可以想成如同Excel的工作表,但是欄位型態更為多元。相較於Excel要用許多操作甚至公式函數才能做到,Notion顯然好用很多。

下一步,我們可以設定各頁面資料表的欄位、建立資料表之間的關聯。進入「專案列表」,建立兩個欄位,一個顯示專案的名稱,另一個顯示連接到的WBS名稱。





表現WBS
為了清晰地表現WBS,這裡示範如何使用Notion的層次架構來建立一個多層次的WBS。過程如下:



管理任務
要產出成果,必須進行若干任務才能完成,所以需要繼續向下拆解到任務層級。



呈現任務之間的順序
使用時間軸Timeline這個檢視,加上相依性的關係設定,就能明瞭若是某一個任務不能如期完成,將會影響到哪些任務,這是Excel無法提供的重要資訊。



管理資源
在一開始就建立一個專用的「資源」管理頁面,可以列出所有的資源及相關屬性,如:人員、設備以及它們的數量……等狀態和可用性,並將它們與特定的任務相關聯。

總結
Notion是一個強大且靈活的工具,可以在專案管理中扮演許多角色。從規劃和任務分配,到資源管理和溝通,Notion都可以提供所需要的一切。還在使用Excel管理專案的朋友,我建議你改用Notion,只要花一點時間去熟悉這個平台,就能運用它提升你在專案管理工作上的效率。希望這篇文章,能夠幫助你和你的團隊在專案管理的路上可以走得更順利。

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謝文翊 Mardy Hsieh
國內首屈一指的MS Project專家,現為大人學《專案管理課程》《動態排程基礎》《專案工作坊》等課程合作講師及普錸資訊 Oracle P6 and Unifier 特約顧問。去曾擔任精誠資訊專案支援處的資深專案處長,也是識博管顧公司 、台塑集團、中國鋼鐵、漢翔航空、等數十家企業《專案管理課程》講師。
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