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有效時間管理,向進度delay說no
2017/11/17 作家:徐文達
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本篇文章以魔戒的故事案例,來看看時間管理的方法有哪些。首先,我們以魔戒三部曲的整體主軸作為專案命題,歸納如下:

專案名稱:魔戒遠征專案
專案目的:將魔戒投入末日火山中銷毀
專案限制:
1. 必須小組進行,避免打草驚蛇
2. 魔戒僅能交由較不受其控制心智的佛羅多保管
3. 戒靈已出動搶奪魔戒,時間有限

專案風險:
1. 隨時會受半獸人軍隊攻擊
2. 魔戒會蠱惑人心

專案團隊:4位哈比人、2位人類(包含人皇之子)、精靈、矮人、巫師各1位

里程碑:
1. 取得精靈族協助
2. 收復剛鐸,取得人類援助

如果你是專案經理,接收到這樣的章程任務,該怎麼辦!?

在這個專案中,時間是一項重要的限制,任務時間越長,魔戒暴露在外越久,就越容易被戒靈奪回。現實生活中,我們的專案通常受限於預定發表日、市場壓力、訂單需求等,有些表定的日期無法變更,有些則是來自各方的期望。但共同的特點是,專案拖延越久,對團隊來說就越不利,有許多未知的風險可能逐一發生。

調整WBS,優先處理要徑工作
前往末日火山的路途遙遠,沿途中又時常遭遇阻礙,例如:遭遇半獸人襲擊、成員無法抗拒魔戒的誘惑,內憂外患不斷,使得遠征軍路徑不得不進行變動,最後佛羅多與山姆、梅里與皮聘,亞拉岡、勒苟拉斯與金靂,被迫兵分三路,卻也意外讓專案的時程有了重大的進展。專案的分工中,有些工作包可能同時需多位成員參與才得以完成,但當專案執行遭遇困難時,為確保專案能繼續運作,必須適時重新調整WBS(工作分解結構),優先處理要徑上的工作,將成員分工、甚至同步至數個要徑工作包之項目,才有機會扳回進度。於是,佛羅多與山姆負責帶著魔戒前往末日火山,梅里與皮聘陰錯陽差找到樹人協助,亞拉岡等人則是沿途集結各族人馬,才得以在最終率領部隊於黑門前引開索倫的注意,讓佛羅多潛入末日火山進行專案關鍵任務。

調整資源,投入在有效能的地方
一個人手上絕對不會只有一個專案在進行,因此如何在對的時間做對的事情就顯得十分重要,個人如此,一整個專案的運籌帷幄更是如此。專案規劃期間,常需要針對時間與資源進行反覆的安排調整,在執行與監控階段,則必須善用資源調度或時程壓縮等方法。

通常專案規劃過程會使用資源撫平的方法,將專案中各活動的必要資源予以平衡,使專案全程低於資源最大使用量,避免資源相關風險產生,不過資源撫平後的時程有時會比原來的預估時程長。而在這個案例中,為了降低時間風險,我們要做的是與資源撫平相反的動作,也就是將資源放在最需要的地方。說起來容易做起來卻有難度,何謂「適當的地方」?以人為單位,是依據成員的能力委任工作,以事為單位,則要將資源集中,優先處理可能造成專案延遲或失敗的項目。

亞拉岡集結各族人馬,並非要長驅直入末日火山,而是要引開索倫與半獸人軍團的注意,因此他需要為數非常眾多的成員,而且集中在黑門之前,才能有效吸引敵方的關注。

加班或爭取外援來壓縮時程
此外,時程壓縮也是改善進度落後的常用方法,例如魔戒遠征軍加班,沒日沒夜趕路。不過,超時工作帶來的副作用遠比想像中大(看看佛羅多在抵達火山口時已被折騰成什麼樣子),偶一為之或許可行,若經常需要加班趕工,就必須好好檢討專案是否哪裡出現了問題。

另一種方式是尋求不同的解決方案,好比佛羅多藉由咕嚕的引導,抄小路前往黑門。只不過,採用非正統的方法勢必得承受部分風險,有執行過軟體專案的人都知道,當工程師為求速度使用第三方程式進行跨平台開發,就有可能發生無法執行部分原生功能的情況,因此,該方案執行與否,專案經理必須權衡分析,考量後續維護、效益,以及專案失敗的影響程度,才能做出最佳的判斷。在魔戒專案中,佛羅多等人別無選擇只能相信咕嚕,而潛在風險也確實發生,幸好電影中主角總是能逢凶化吉,順利完成任務。

佛羅多靠著咕嚕引路,除了屬於時程壓縮之技巧外,也可屬於採購的管理範疇中,亦即尋求外援,也就是所謂的外包。相同的情況也發生在甘道夫於聖盔谷之戰尋求伊歐墨援助、亞拉岡使用重鑄的納希爾聖劍召喚亡靈捍衛米納斯提力斯,最後都順利擊退半獸人軍隊。

採購管理中,我們知道尋求外援必須付出相當的成本,因此才會衍生合約管理等議題,例如亞拉岡必須利用解除詛咒的利益做為交換,才得以取得亡靈的協助。但多數的專案不一定有預算可以投入運用,甚至專案也未規劃風險準備金,無法應付突如其來的需求,此時就得看PM平常與團隊外成員的關係維護得如何,是否可以像甘道夫那樣,讓本是同一個國家的伊歐墨肯為其出戰。

實務來看,專案的時程除了與資源是否到位有極大關聯外,事先的風險分析也是十分重要的一環,充分做好風險評估能夠讓成員了解哪些工作蘊藏潛在風險,當然,反覆地查驗專案進度就是為了及早發現問題或風險,也因此身為專案經理總是必須不厭其煩地緊盯著進度,馬後炮絕對是專案成員最討厭遇到的。

徐文達
曾經主修科學,也當過工程師寫過程式,其實
最大的興趣卻是是寫文章說故事,目前在網際
網路產業擔任PM工作,同時經營「電影.生活
與專案管理」部落格。
現職:電影.生活與專案管理 部落格作家
自認只是職場上的小人物,但深知專案管理的
知識應用廣泛,2011年取得PMP證照後,開啟
對專案管理的學習之路,於是結合自身的經
驗,以及大眾最熟悉的電影劇情,讓生活、理
論與虛構的情節在專案管理的世界裡產生交
集,期許能引領更多同好認識專案管理。