文／周孟柔, PMP

專案進行到一半時，如果發現許多問題，繼續做下去只會為公司帶來虧損，無法創造價值。身為專案經理，此時到底該如何抉擇？是該踩住煞車？還是完成專案？以前的PM，可能會很有自信地告訴你，「堅持做下去，專案如期、如質、如成本完成，能結案就對了。」但在PM2.0的時代，可不要再有這種錯誤的觀念，傻傻做，並不會讓你成為一位有價值的專案經理。

台灣早期以製造業為主，而製造業講求快速且大量地生產，因此在生產製程中，要求員工照著SOP產出相同結果、維持相同品質的產品，較不在意員工需要有自主思考能力。但現在的商業環境幾乎已是瞬息萬變，面對市場的快速變化，企業比拼的是誰能快速反應的能力，因此，如果繼續沿用舊思維來帶領團隊或執行專案是行不通的，可能只會加快企業被淘汰的速度。也因此這幾年，許多概念開始提到要從「負責」變「當責」。

掌握發球權　PM做事將更有價值
而對於PM來說，除了完成專案外，還要做到什麼才是當責呢？目前在系統整合商從事商業開發與專案管理的李政霖說，答案是：「站在商業的角度思考」。從過去眾多的專案案例觀察，不難發現許多PM都非常「負責」地完成了專案，但一旦被問及為何要做這個專案？專案對公司的價值是什麼？經常答非所問、無法回答。也因此在PM2.0的時代，PM如果想要創造更大價值，就必須知道公司的策略發展目標、知道自己為何而戰，才有可能做更多對公司有益的專案選擇及決策，「當責」地完成每一件專案任務。例如：客服人員如果知道自己講好一通客服電話，可為公司提升多少客戶滿意度，進而降低退貨率、提高推薦率，並能為公司創造多少利潤營收，就會知道自己的工作內容與公司目標其實是環環相扣的，小事也足以影響最終結果。而這個概念，也就是PM2.0提到的「策略與商業管理」商業分析概念，PM應該知道「Do the right thing, do things right」，做對的事情，比把事情做對更重要，否則一旦方向偏誤，無論付出多少努力，還是徒勞無功、白忙一場。

李政霖說：「很多人都以為商業分析只要在專案一開始做就行，專案開始後就不用管它了，但商業分析其實就是一種數據分析，在整個專案生命週期都必須持續地去檢視。」因為在專案進行中，不可能任何事情都跟起始階段的規劃相同，「因此當專案出現變化時，就必須依據最新狀況來及時調整，甚至要提前從數據預測出將要產生的變化，提早採取應變行動，而不是被動地等事情發生」，這樣才是PM2.0的概念及價值所在。

對應專案管理　PM2.0從培養新思維開始
李政霖進一步分享商業思維的概念，簡單來說就是經營一間公司需要的思維。商業思維的核心有四力：數據力、營運力、敏捷力與策略力。數據力對應的是商業分析「所有決策的依據應該來自於數據分析，有憑有據，而不是靠感覺，這也是貫穿整個商業思維的關鍵，了解公司經營的重點，以及所有部門的數據脈絡」；營運力對應的是專案管理「一間公司的營運管理，不管是資源分配、人員管理、採購管理、風險管理……等，其實很多跟專案管理是類似的」；敏捷力對應的是敏捷專案管理「以往公司通常都是定年度目標或季目標，但在現在這個高度競爭、環境多變的商業環境，這樣已經不夠了，如何在設定目標後，快速迭代、快速修正、快速交付，就是敏捷的精神。」

最後的策略力分為兩個主軸，包含策略選擇及策略目標。策略選擇指的是「經過取捨的策略。否則只是機會和方向，真正的策略選擇必須根據設定好的目標，評估優劣勢、環境、限制……等，做出取捨，什麼都想做，就什麼都做不好。」；策略目標「不是只有高階主管才需要知道，必須也讓員工知道是為了什麼在努力。讓員工知道為何而戰，才更有動力把事情做好，也才有可能做到當責。」

商業思維進一步可以再歸類為四個轉變階段。第一階段代工思維指的是「只在意自己部門的事情，因為不知道客戶的需求哪個比較重要，只能先到先做，客戶什麼時候要，就什麼時候交，不會去思考做的事到底有沒有價值」；第二階段專案思維指的是「開始考慮跨部門的事情，了解不同需求有不同的重要性，知道事情有優先順序，懂得調整時程」；第三階段產品思維指的是「了解產品發展路線，主動將客戶的需求排序，哪些應該先做，哪些可以暫時不做，甚至不用做」；最後階段養成商業思維「了解市場趨勢，清楚整個公司如何營運，主動提出如何能滿足公司需求，包括長期和短期的發展。」當管理者的思維改變了，企業的文化才會開始改變，產業轉型才有機會。

專案管理　從你我生活中做起
要建立新思維，最難的是改變習慣跟想法，這樣的商業思維看起來很廣泛或深奧，但若PM或職場工作者真的想要開始練習，李政霖建議可從最基本的「個人週行事曆」開始著手。

「核心觀念是將時間的主動權掌握在自己手上。」目前多數職場工作者的行事曆內，通常只會紀錄與公司相關的「公事排程」，而這些排程多數是「被別人安排」好的會議時間。但個人除了開會外尚有其他例行或非例行性的工作任務，以及下班後的生活需要妥善安排，才可能面面俱到。因此可以主動將「私人行程」也納入個人週行事曆內，例如：某個時間點要蒐集專案需求、規劃並思考專案策略、某個時間點要運動，將這些時程都安排進行事曆後，就可以做更好的時間管理，掌握個人的時間，將時間做更有效率的分配。從小地方開始練習商業思維，長遠來看，先能控制自己，未來不管是專案目標、職涯目標、工作目標、生活目標，都可以大步邁進，以終為始、確立目標，更知道自己該往哪個方向前進，才會思考如何在範疇、時程、成本的限制下，更有彈性的做出正確的專案策略及選擇。

PM2.0溝通基礎：策略與商業管理思維
另外，為什麼PM2.0的時代要培養策略與商業管理思維，還有一個很重要的原因，就是「讓大家在同一個基礎上溝通」。過去常說PM花80%以上的時間在溝通，溝通了又不一定有效，很大部分是因為沒有在同一個立足點上溝通，「以前跨部門溝通，業務部講的是營收，客服部講的是客戶滿意度，行銷部講的是品牌知名度，不同部門在意的點都不一樣，都覺得自己的部門最重要，但像客服、行銷這些部門，又很難說出具體的價值，最後總是業務部說了算，但真的沒價值嗎？商業思維就是要讓大家知道各部門對公司的價值在哪裡，比如說，為什麼要提高品牌知名度？知名度提高能降低獲客成本、提高產品溢價能力，進而讓公司降低成本、提高營收，有了這樣的思維，大家都能將部門創造的價值講出來，並依此來討論哪些事情的優先順序。」

不管是不是在專案的情境基礎下，向上管理或向下管理，「溝通」都很重要。溝通其實是為了確認彼此的想法，越不確定，就要花越多時間來溝通，而溝通的核心關鍵在於「信任」，「如果主管知道你這個人工作的想法和風格，當工作中有事情發生了，他不用找你來問就知道你會怎麼處理，那還需要溝通嗎？反過來也是，如果你的下屬知道你的管理風格，知道哪些事情必須立即回報，哪些事情可以處理完再回報。」一來一往又省下溝通的時間。若能提昇自己具備PM2.0的策略與商業管理思維，未來PM往越上層的職位晉升，成為企業的中高階主管，才能確保視角與公司目標一致，而這件事情，就需要從我們這個世代開始，慢慢轉變。