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如何運用AI加速工作效率?
2024/6/1 作家:DK 耀尊
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當生成式AI變成人工智慧的代名詞時,身邊也越來越多人,討論該如何使用AI?彷彿一個不小心沒跟上,就會被打入職涯深淵,一輩子無法翻身。這股風潮不禁讓我回想起30年前網際網路剛開始準備起飛的時代,也想起20年前電商席捲世界的年代;而才不過15年前,App剛成為智慧手機的核心;再隔幾年,區塊鏈技術熱度炒翻全世界的電腦機房。這幾十年來,數位技術的進步,已將我們的生活帶往越來越科幻的日常,也許哪一天,我們會突然發現許多人已經習慣在家工作,沒錯,即使是廚師也只需要遠端控制廚房內的機器人做菜了。

但是,回過頭來看看目前的生活,你也許會發現即使工作被逼著要用更新、更方便的工具,但AI還沒取代人類大腦之前,我們仍然要肩負起「決定做什麼」的關鍵角色。也許很久之後的某一天,AI也會接手「決定做什麼」,但到那時,人類也會再次進化(或退化)到扮演「決定採用什麼成果」的評估者角色。

或許,有人會擔心這個進化(或退化)很快就會到來,因而對於「工作會被AI取代」的焦慮越來越高,這股聲音就像200年前工業時代初期一樣,將會越來越大聲,引起各種團體的重視。但200年前並沒有近乎無限延展的網際網路,也沒有像現代一樣,對於知識的傳播與學習有豐富的經驗,然而隨著更多AI工具被開發出來之後,你漸漸會發現:「當初花了大錢和時間學AI,根本是浪費金錢和時間。」我會這麼說,其實是因為我們的生活終究離不開各種AI技術,只不過你沒意識到而已。

先不談最常見的搜尋引擎和購物廣告推薦,還有排班排程系統(例如:智慧生產設備)、大型運輸規劃系統(例如:貨櫃運輸)、先進藥品研發(例如:抗癌藥物),一直到電腦遊戲、美顏濾鏡、圖片去背、語音助理、語音與文字轉換、語言翻譯等,這些背後都運用不同的AI在提供服務。因此,除非你想要當衝在最前方的前浪,不然只需要知道在對的時機用對的工具就好,也就是,如何選擇在不同用途上採用對的工具,來加速工作效率。

資料統整
以專案管理來說,在專案啟動時,最重要的是了解專案最大價值是什麼。以商業專案為例,會了解市場現況,並分析客戶、供應商、競爭對手、自身資源等因素,再將分析結論以簡報方式,呈現給利害關係人,其目的就是要提出支持專案必要性的「實際證據」,但一般來說,這份工作需要花費龐大心力、經驗與資料統整分析的時間,才能完成一份「還過得去」的報告。

但在生成式AI(簡稱GenAI)蓬勃發展的趨勢下,已經有各種AI平台可以解析結構與非結構式資料,包含網站、PDF、影片、圖像和聲音等,並且創作出各種圖表、影片、文字、聲音、音樂,甚至是完整的簡報資料。因此,我們可以將AI(例如:ChatGPT)當成自己的助理一樣,告訴它「該扮演的角色」、「你想要的資料內容」、「你期望的產出格式」等「提示文(Prompt)」,讓AI幫你從海量的網站資料中,找出最適合、最支持專案的資料,並根據你期望的資料和格式,產出一份合適的報告。而練習寫出適合的AI提詞文,將會是用AI產出報告的必要技術之一。

風險估算與報告產出
有了起始評估報告之後,我們開始規劃專案;而這個時期最重要的兩件事情是—時程和資源,但這兩件事往往是互相衝突的。想要較短的專案時程,可能就需要更多資源;較少的資源,則可能造成較長的專案時程。在整個專案執行過程中,專案經理通常需要發揮協調溝通的技巧,讓適當的資源在對的時候加入,並且能夠協調其他專案資源衝突。

AI在這個階段能扮演的角色,就是時程規劃、資源排程和移動路徑規劃……等,例如:運輸規劃專案、自動化製造專案、投資專案。甚至是產出客製化合約(例如:生產查驗)、各種風險的財務損害估算(例如:法務法遵)、收益估算(例如:原料採購)、法規遵循要件(例如:企業法遵)、規劃蒐集環境資料(例如:碳排放量)等,都可以透過適合的工具得到完整的即時資料,快速反饋、監控都能協助專案推進,並且成為未來的決勝關鍵。

提升專案品質與效率
當專案依照計畫開始運行之後,專案經理會因為專案類型的不同,而進入不同程度的監控模式,例如:站立會議、行動管理、定期與不定期的會議等。不管是哪種監控模式,大多數的情況下,都是行禮如儀地更新進度、檢查計畫細節、調整資源分配、因應可預知的風險狀況,這些行動雖然在控制得宜之下,有助於取得適合的專案資源,進而推動專案前進,但卻不一定有助於專案品質的提升,所以為了提升專案品質,可以思考如何導入AI來協助執行人員,將寶貴的精力用在最關鍵的事情上。

以我熟悉的軟體專案來說,近幾年透過AI來協助程式撰寫,已經不是什麼大新聞了,不管是程式指令的編寫建議、自動產生程式碼片段,或甚至是完整的小型程式,在AI協助下,過去許多要花上一整天思索如何撰寫的程式,現在只要下一串合適的提詞文,AI就能產生可直接使用的程式碼,例如:將投資組合的技術指標轉換為程式碼。

可見在未來,每個人都要去適應「我的助手不是人」的情境,在各種AI融入日常的工具後,光是Word、PowerPoint這兩個最普遍的文書工具,就會對每個人的工作效率帶來天差地別的改變。同時,只要能在執行過程中,導入流程管理工具,並將原本依靠人力彙整報告的流程,轉換為透過AI自動產生報表與報告,再進一步整合工具與流程,專案經理就能將寶貴且有限的注意力,放在風險最大或最需要小心謹慎的關鍵點了。

專案經理的AI價值
這些技術雖然聽起來很方便,但再強大的工具,也要執行人員願意採納與接受,專案主管必須協助每位參與者,一點一滴地將適合的工具融入到工作當中,並且配合實際情況增加或刪減工具的使用方式與採用程度。雖然在工具採用初期,一定會有流程轉變的陣痛期,但只要能渡過這個時期,專案品質與效率將會獲得大幅提升,而這不只是老闆需要接受過渡期,專案經理在轉型過程中必須領導、溝通、協調、鼓勵,並協助團隊適應即將來到的未知。

如果你也同意AI將在未來扮演很重要的關鍵角色,那麼何不從現在開始做起?打開ChatGPT或其他AI平台,寫下你的提詞句:「請以部門主管的觀點告訴我,專案經理在AI時代能貢獻的最大價值是什麼?」你可以試試看,將「部門主管」、「專案經理」與「提問內容」修改看看,將會得到許多很有趣的答案。

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DK 耀尊
AGI 人工智慧科學家/商業暨產品規劃顧問;10年技術創業,10年業務、專案與產品管理經驗;樂於分享關於策略思維、經營管理、商業分析、組織領導的知識與技巧,還有一些有點腹黑又真實的人性與人生經驗談。
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