Bassier，Bergmann & Kindler（BB&K）是德國規模最大的數位科技代理商之一，員工將近200人，是德國專門從事品牌建立與訓練的公司，每年管理數以百計的專案。BB&K 支援的客戶包括 Porsche（保時捷汽車）、Volkswagen（福斯汽車）、Hugo Boss（時尚品牌）、Deutsche Bank（德意志銀行）、任天堂和 Fujitsu（富士通）。BB&K在歐洲各地都有實體公司，隸屬 United Digital Group。

BB&K 員工中有 42 位專案經理，每年處理500件以上的專案。隨著組織不斷成長，公司增加專業管理工具以管理業務的各個不同層面，包括客戶關係管理系統、企業資源規劃系統、會計系統，還有其他內部應用系統等。專案經理必須迅速自上述所有系統存取資訊，所以 BB&K 建立入口網站，讓員工能夠從單一網站存取系統。入口網站為公司發揮了效用，但維護及擴充所費不貲，而且共用資訊仍然很困難。

2007 年起BB&K就逐步淘汰公司自行建構的入口網站，並遷移到企業等級的專案管理系統上。到了2012年雖然公司的專案管理功能已經十分精良，BB&K 仍不斷追求更高的效率，譬如讓所有內部系統的資訊透明化，而且加以控管，如此才能得知那些地方還有改良的空間與機會。同時也希望能跟在多個不同地點工作的員工共用資訊，並且從行動裝置存取專案資訊。

除此之外，BB&K 也開始使用微軟的專案管理雲端服務－Project Online，以便將產能應用到雲端上，使資訊存取能夠更靈活，也能獲得較高的成本效益。BB&K的同仁也可以使用 Project Online，從智慧型手機和可攜式電腦更新專案並檢查工作狀態。

Microsoft Project Online，是一種透過Office 365提供的新服務，其中包括與 Microsoft SharePoint Online、Microsoft Lync Server 和 Microsoft Visio 之間增強的互動，除了隨時隨地進行專案管理外，亦可提供協同合作與即時通訊功能。對於BB&K而言，有了專業的雲端專案管理工具能夠有效管理之外，也可以減少伺服器使用量來大幅減少IT人員負擔及硬體的費用，而且永遠都能存取最新版軟體。

結合Microsoft Visio 2013設計商務工作流程，然後將這些工作流程結合到Project Online 之中，便可以成為真正可以執行的自動化流程。透過這些工具之後，BB&K終於能夠控制整個專案生命週期，從設計到管理都涵蓋在內，進而讓專案資訊更加透明，效率也因此提升。

其中Project Online 與SharePoint協同合作平台的整合，可以讓許多專案文件集中到一個可輕鬆存取的儲存空間。甚至許多協力廠商產品可以容易地連結在SharePoint平台上，例如客戶關係管理系統、企業資源規劃系統、或商業智慧工具等。

BB&K 專案小組將會使用 Lync Online，透過立即訊息和視訊會議迅速通訊，以便提升使用雲端的靈活彈性。BB&K表示使用整合通訊軟體召集專案小組，可以迅速進行腦力激盪以集思廣益。除了人人都能看到專案行事曆和文件，並即時就這些行事曆和文件提出意見外，當專案小組要在時間壓力下產生並提交出報價時，使用整合通訊的方式和協同合作平台迅速找出所需資訊，絕對遠比大費周章搜尋電子郵件訊息容易得多。

BB&K採用 Project Online 之後，能夠透過商業工作流程加強專案管理，進而提升了整體效率並縮減成本。公司也因為增加了妥善的文件管理和方便的通訊功能。公司透過微調內部程序，預計將節省更多成本，並保持競爭優勢。「我們估計，使用 Project Online 將能夠縮減專案管理時間至少 10%，」BB&K資深專案經理Lehr 博士表示，「讓我們在競標時更具優勢而為我們爭取到更多業務。」

由以上的案例分享，我們可以知道如果運用不恰當的專案管理工具，不僅只是降低個人工作效率，甚至有可能影響公司業務發展！而透過系統之間的整合、工具之間的互動、資訊的集中管理與快速反應，都是可以讓公司保持競爭力的重要元素。在國際競爭環境日益激烈下，台灣企業更要認識國際趨勢，以國際視野，適時調整商業模式。台灣企業製造很多東西都是世界第一，但在企業管理的轉型中，更重要的是能夠培養「管理大型專案的能力」，更要把科技運用在商業裡，才能規模化（Scale），進而在國際競爭。從BB&K的例子裡看到，雖然是200人中型公司，但積極擁抱最新雲端技術，讓他們可以感受到專案管理的時間減少，進而帶動更多的業務契機，著實讓同樣大小規格的台灣企業可以思考與借鏡之處。