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導入PMIS 在公有雲或是私有雲?
2020/8/1 作家:林崇仁, PMP
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2020年,新冠肺炎來得又急又猛,對全世界所有的人來說,食、衣、住、行、育、樂都有措手不及的改變,而對於企業維運與管理的因應能力,一次新冠肺炎無疑就是最好的考驗,有許多資訊基礎建設或是軟體經驗不足的企業,一方面除了要面對疫情帶來的業務衝擊,另一方面還需要解決資訊流的問題,例如:導入線上會議的軟體來解決日常溝通與會議,其中也不乏有數位化較深的企業只要做一些調整就能從容應對。經過這一堂課,企業更應該審慎思考數位轉型的議題。專案管理資訊系統(PMIS:Project Management Information System)是提供專案團隊進行專案執行、管控以及團隊溝通的重要平台,在任何的情況下,都要能持續地運作或是有配套的措施。本篇,筆者以PMIS在公有雲(Public Cloud)與私有雲(Private Cloud)的建置與選用,提供一些想法與經驗的回饋。

一、PMIS 在公有雲(Public Cloud)
公有雲提供租賃的方式讓企業用比較低的預算、不需要建置機房或資訊人員維護系統便可以導入使用,例如:微軟的Project Online、以色列Clarizen或台灣廠商101Project等等。

評估方法與重點:
1. 資訊安全:
既然是在公有雲上,那麼資訊安全一定是最重要的,選擇上當然大廠會比較有保障,要不也得將PMIS的服務建置在比較大型的機房或如:AWS、GCP、Azure的雲端服務平台上。另外,如果PMIS雲端服務廠商能夠提供資訊安全的保證,或是導入如ISO27001資訊安全認證更加分,代表其在資訊安全的管理上有一定的水準與重視。而在PMIS設計上,如果能夠做密碼設定強化以及限定IP登入等機制,更可以多加一層保障防止人為惡意的入侵。

2. 資料備份:
天有不測風雲,沒有任何的PMIS公有雲的服務商可以保證系統的運作百分之百沒有問題,所以評估時一定要確認公有雲服務廠商有定期做資料備份,即使在天災人禍後,因為有資料的備份還能將系統還原,如果可以,選擇有做異地備份或備援的服務商。

3. 公有雲服務的資料所在地:
近幾年,公家機關已經可以接受使用公有雲服務,惟資料必須落地,所謂資料落地指的是運作或是儲存的資料必須是在台灣境內。因為對專案管理逐漸的重視,所以現今有許多公家機關的標案或是大型標案都明確在標書中要求承接標案的廠商除了必須要有通過PMP認證人員,而標案本身的管理也必須搭配PMIS,所以如果您的企業租賃PMIS是要服務公家機關案件,要特別注意資料是否落地。

4. 退場機制:
很多企業因為臨時性的專案需要使用PMIS,或者有一天您的企業不需要再使用PMIS或是要轉換成其他的PMIS,這時候要考量這些專案資料是否能從公有雲上完整的將資料下載保存。好的公有雲PMIS一般都會提供資料匯出或壓縮的方式讓企業將資料留存。畢竟,每一個專案都是企業的知識資產,需要被傳承的。

5. 結合MS Project:
在台灣有施行專案的企業,很多都會使用MS Project來做專案的規劃,原因很簡單,MS Project單機版的操作適合對工作項目進行大量的編輯與排程,所以如:營造、建築、生技等產業都很習慣使用MS Project。再者,如果PMIS可以相容MS Project的格式,也代表PMIS的架構比較貼近大多數的使用者,同時也可以檢視PMIS在工作相依性功能的支援程度。另外,PMIS支援MS Project多次匯入的功能也很重要,因為已經習慣使用MS Project的人,專案時程變更作業也會在MS Project完成後再重新部署到PMIS上。

6. 合用再租:
基本上,公有雲的服務不會因為企業特殊的需求而提供客製化的服務,很多的公有雲PMIS提供一個月的試用,所以請記得,請將企業實際運作的專案在申請試用的PMIS上模擬,WBS的建置是否合乎要求,專案進度回報是否方便專案團隊用不同載具回饋,產生的報表或圖表是否可以管控專案或是滿足利害關係人的需求。

二、PMIS 在私有雲(Private Cloud)
私有雲基本上就是企業將PMIS建置在自家的機房,相較於公有雲,建置的成本高上許多,也需要IT人員進行系統的維運管理。私有雲的一些選擇,如:微軟的SharePoint 搭配Project Server、新人類資訊科技的WebPMIS、孟華科技的ePM以及百加資通的Project Plus等等。

評估方法與重點:
1. 客製化的服務:
PMIS的功能,因為不同的行業別、不同的企業文化、不同的作業需求或是老闆的要求會有不同,如果能夠購置一套完全合用的PMIS是相當幸運的。筆者的經驗是PMIS的導入,廠商或多或少都會被要求進行客製化來符合企業需求,所以建議廠商的選擇,是能夠掌握程式的原始碼,並可以提供客製化服務的廠商。

2. 系統整合能力:
許多會考慮建置私有雲的企業,除了資訊安全的問題外,另外一個主要的議題就是PMIS要能與內部其他的系統整合來做資料的串接,例如:將PMIS產生的專案人力工時與人員單位時薪結合來計算專案人力成本,或是將專案產生的費用導入到ERP,這些與錢相關比較敏感的資料,是許多企業不願意使用公有雲的原因之一。另一重點是,許多企業有一個錯誤的觀念,必需要相同的程式語言才比較好進行系統的串接,其實不然,當下系統的整合方法與技術已經非常的成熟,都有一定的資料交換結構與方式,所以相同的程式語言不會是必要的條件。

3. 先租先試再買:
畢竟買一套PMIS還是比租PMIS成本高上許多,非常建議企業評估時,詢問廠商是否有提供試用或是公有雲的服務,先將實際專案試營運,再與企業本身的實際需求進行差異化分析,接下來才與廠商談清楚客製化範圍或是期盼。許多企業未做好前置的作業,買了系統才希望廠商改東改西,通常很容易花更多的錢或是失敗收場。

總結來說,以資訊產業這麼多年發展,除非有資訊安全的政策或是特殊環境的考量,雲端服務是趨勢也是一個比較推薦的選擇,很多企業覺得私有雲比公有雲來得安全,而這幾年企業內部伺服器被綁架勒索的新聞,也常發生在已經投資許多資安設備的大型企業或公家機關。對企業而言,PMIS的真正價值來自於團隊在PMIS運行所產生的資料,所以不管公有雲或是私有雲,做好資料的備份,永遠是第一優先。

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林崇仁, PMP
作者簡介:


林崇仁(Mike Lin), PMP,百加資通股份有限公司( www.hundredplus.com )總經理,帶領百加資通開發團隊開發 PMIS/ EIP/ CRM/ IM/ 電子表單簽核/文件管理 等系統,專長於 軟體開發、企業E化流程改造與輔導、電子商務(RosettaNet)、專案管理、自由軟體等領域。

相關網站:2003年成立自由軟體教學網站www.opensourceinstall.org 推廣自由軟體應用。


相關著作:開放原始碼軟體精選集、專案管理資訊系統專題實作等。

相關經歷:
馬仕得管理顧問股份有限公司 總經理
中華民國軟體協會E化顧問師
台灣國際專案管理師協會 台北分會 副會長
東吳大學推廣部 資訊班班主任
超義科技股份有限公司 業務工程師
致理技術學院/醒吾技術學院/嶺東科技大學 電子商務 專案管理 兼任講師
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