之前到高雄的青年職涯發展中心，分享我最近常常講的一個主題：「雲端時代的時間管理方法」，因為主辦單位提到希望有實務面的練習，所以我特別在開場設計了一個「時間管理健檢活動」。

健檢什麼？
1. 檢查自己的時間管理方法與系統有沒有不足之處？
2. 檢查自己的時間管理工具有沒有需要增加？減少？重新規劃？
3. 找出低效率可能的病症原因。

當然，說是健檢，就是要提供一套「具體的檢查步驟」，讓大家可以自我反思，尤其當你覺得自己好像常常有下面症狀時：
1. 做事情總是漏東漏西
2. 被太多雜事搞得心煩意亂
3. 處理任務與專案的效率無法持續進步
4. 面對不夠的時間經常充滿壓力
5. 忙碌了一天卻覺得自我價值沒有提升

那麼這時候，下面的時間管理健檢流程，或許可以提供你對症下藥的切入點。

這套自我健檢步驟，我也還在持續地修正與最佳化中，但那天學員反應還不錯，事後回饋到：「今天學到新觀念，建立時間管理回饋系統」、「一直以來時間利用觀念做很大的翻轉」，所以我決定先把目前為止設計的階段，提供給讀者們參考，也歡迎討論，讓我可以做修正。

我為這個健檢流程畫了一張心智圖（如下圖）

第一步：先列出你目前的時間管理方法
我們平常都在時間管理，但卻從來沒有想過：「我到底是怎麼管理的？」就好像吃飯的人通常不會想到自己是怎麼吃飯的，但我們沒想到的是：

說不定改善「吃飯的步驟與動作」，就是強化健康的關鍵。

時間管理也是，我們日常生活不斷被時間追著跑，自然而然需要管理，需要列出行程，需要記住自己要做哪些任務，但「自然而然」的時候問題最大，或許正是因為你少了某個步驟？或是因為你某個動作其實是適得其反？所以你的時間管理反而製造焦慮。

所以讀者們也可以試試看，第一步，真心誠意，不用造假，列出你目前真正的時間管理流程，以及你運用哪些工具來管理任務與行程。

第二步：時間管理流程的四個必要步驟
我利用專案管理中的「WBS概念（工作分解結構）」，將「時間管理」這件事分解成四個必要的元件，但是彼此不重複，組合在一起才構成全面性的時間管理流程，這樣我們就能檢查自己的方法與工具有沒有做好對應，如果沒有，那就是出問題的可能所在。

這四個不重複，但必要，且環環相扣的時間管理步驟是：
1. 雜事收集箱
時間管理的第一個步驟是如何收集不斷出現的新雜事？新任務？新計畫？新想法？

時間管理面對的其實不是時間，也不只是面對工作上的任務，而是面對整個人生所有「想做或要做的事情」，而時間管理就是「把想做或要做的事情放入時間之流中依序完成」。

那麼第一個必要環節，就是我們怎麼收集人生中所有想做與要做的事情？讓這些事情不會忘記，讓這些事情有機會實現？

2. 進度時程表
收集了想做與要做的事情後，我要在哪裡排程這些任務，面對大計畫我有沒有辦法將其變成一個一個專案（無論是工作上的或生活中的），然後有一個工具或方法可以讓我計算出這些專案的進度表，告訴自己應該如何依序完成，並且在來不及完成時也知道如何調用時間。
這個進度時程表就好像是為不斷流動的時間之河做出一道水壩，可以具體地攔住時間之水，適時分配灌溉到不同需要的田地上。

雖然我們知道躁動的時間之河不可能完全聽我指揮，但還是需要有一個進度時程表，才能「以計畫應萬變」。

3. 待辦行動清單
在進度時程表之外，為什麼還需要一個「待辦行動清單」？就好像我知道什麼時間水壩要釋出多少水量來灌溉農田，但實際操作放水的過程需不需要一份操作步驟表，以免自己漏掉哪個步驟，結果導致機器出錯呢？

時間管理上也是，我知道下個禮拜五要完成一份簡報，我知道下禮拜一到禮拜四是我的準備簡報時間，那麼這段時間裡我需要什麼操作步驟？這個操作步驟有沒有辦法讓我更好的完成任務？於是這時候我就要列出一份準備簡報的行動清單。

「我有五天可以完成任務」，那麼「在這五天裡面我可以做什麼？」，前者是進度時程表，後者是待辦行動清單，我們必須同時具備這兩個時間管理方法與工具。

如果漏掉進度時程表，我們就會搞不清楚到底還有多少時間可以被利用。但一般人通常都很會做進度時程表，因為這看似是最簡單的，好像只要把每個任務截止日填上就好，當然，實情並非如此。

而如果漏掉待辦行動清單，我們就很容易看著五天後的截止日，卻什麼都做不了，什麼也不想做。一份「好的待辦行動清單」，可以讓我們更想做任務，更有效率的完成任務，反之一份「不好的待辦清單」足以讓任務失敗，所以很多時間管理的方法與工具其實都是圍繞在「待辦行動清單」這一點上。

4. 回顧反省系統
最後，當專案的截止日到了，當行動清單上的任務一一勾選完成了，這時候過期的已完成任務是不是就從此塵封或丟棄了呢？但我的經驗告訴我，一個專案的時間管理過程是值得被保留下來的。

當有一個方法或工具可以保留時間管理的過程，那麼以後就能隨時回顧反省，或許是找出錯誤發生的轉折點，或許是經過許久之後遇到類似專案，可以從上一次專案的排程行動過程直接複製並改進。

於是，完成第四個環節後，就會回頭接上第一個步驟，經過累積與反省的經驗，下一次從收集雜事，排程進度到列出行動清單的過程，就會越來越準確專業且高效率。

第三步：時間管理方法與工具的自我健檢
有了一份我們目前的時間管理方法清單，了解上面四個必要的時間管理環節後，我們就能把兩個對應，嘗試做下面的檢查。
1. 我的時間管理方法有沒有少了哪個環節？
通常一般人都會具備「進度排程表」，可能就是寫在你的行事曆上。

所以我們要檢查看看，自己有沒有具備可以滿足「待辦行動清單」的工具，在列出某個任務何時需要完成後，有沒有一個方法把完成任務需要的「每一個步驟列出來」，讓自己可以依循它一一完成。如果沒有「待辦行動清單」，或是如果你把這個清單「放在自己腦袋裡」，那麼一旦任務多起來，就會手忙腳亂，忘東漏西。

接著，更多人可能忽略的是「雜事收集箱」與「回顧反省系統」。

如果沒有「雜事收集箱」，那麼很多將做未做，還有以後才要做的任務你不知道要擺哪裡，而且在雜事越來越多的這個時代，你必須嚴格區隔雜事與任務，才能讓自己更加專注在任務進度上，但是，也不要忘了未來要處理的雜事。

如果沒有「回顧反省系統」，那麼時間管理過程中最寶貴的「經驗」，以及時間管理完成任務過程中產生的「心理價值」，你要如何保留呢？而這些東西如果隨著待辦清單的結束而消失，要如何反省自己的缺點，改進步驟，提供下一次類似專案來使用？

一個簡單的例子，我常常在收到一件雜事的時候，例如：邀請我準備一場新演講，我就從回顧反省系統中呼叫上一次的演講準備流程，直接套用，並且查看上一次的缺點，修改這一次的進度時程與待辦清單，這樣是不是才是「真正的」讓時間發揮最大價值的管理呢？也就是：讓過去的時間也能在未來的時間裡發揮價值。

2. 每個步驟是不是可以只用一個或兩個工具統一管理？
知道自己缺少什麼環節後，還不急著趕快補充工具，因為工具太多也不是好事。
接下來我們可以用這四個時間管理步驟來思考：
我可不可以每個步驟只用一種工具來管理？這就是如何簡化與聚焦時間管理系統的最好切入點。

在現在這個工具太多的時代，我們可能遇到的另外一個難題就是「我的管理太分散了」，我的紙本手帳裡有行程與計畫，我的日曆App中有會議，我的即時通裡有老闆交代的未完成任務，試問，這樣的情況怎麼把時間管理好？

那麼應該如何簡化與聚焦時間管理系統呢？就用這四個環節去想，每個環節可以使用不同工具，但最好一個環節只對應一種工具，這樣就不會混亂，並且你就知道不同工具之間要如何銜接。

例如：在「雜事收集箱」裡，仔細一想，雜事可能從電子郵件湧進來，可能從即時通交代，可能開會時被我寫在紙本筆記上，可能有些只是存在我的腦袋裡，這樣就是太分散，就是一個環節有太多對應工具，於是我們就來想，可不可以統一在某個工具上呢？

例如：你想要統一在紙本筆記上，那就要把郵件的，即時通的，腦袋裡的雜事也第一時間轉移記錄到紙本筆記，你可以試試看「子彈筆記法」，這樣就是一個時間管理環節對應一種工具。

第四步：我自己的時間管理健檢結果
更進一步的，如果有一個工具可以同時對應兩個以上的時間管理步驟，那麼有可能會讓你更聚焦，更好管理。

下面我就來分享我自己的時間管理健檢結果：
雜事收集箱
我用Evernote統一收集來自四面八方的雜事，裡面有一個「收集箱」的分類存放那些尚未排程與行動的雜事，也利用「下一步」的標籤加上需要時的時間提醒，去管理那些未來才要開始處理的雜事。這部分可以延伸閱讀：「瑣碎任務的工作流重整：我如何用Evernote專案管理。」

進度時程表
我用Google日曆結合「進攻型行事曆」的規劃方法，在Google日曆畫出我的進度表，畫出我需要預約的時間使用區段，這樣除了讓我清楚時程外，也可以在安插未來時間時可以「適可而止」，避免明明沒水了還過度的時間分配。

待辦行動清單
用Evernote把相關的雜事統整成任務或專案，然後在筆記中列出必須一一完成的步驟，思考這些步驟有沒有需要補充或刪減的地方，然後讓自己可以依靠這份行動清單去把最終任務完成。

回顧反省系統
在Evernote完成後的行動清單，以及執行過程中產生的各種心得或處理方式，自然都一一儲存在Evernote裡，於是Evernote就是最好的回顧反省系統了。

你的回顧反省系統，最好就是你的「進度時程表」或「待辦行動清單」直接沿用，所以換句話說，當選擇「進度時程表」或「待辦行動清單」工具時，除了它們可不可以排程時間外，我另外一個挑選的核心就是它們有沒有辦法回顧與反省？（不只Evernote可以做到，像是 Trello也可以身兼行動清單與反省系統。）

以上，就是我自己的「時間管理健檢」與應用實例，當然，這個「時間管理的四大必要結構」其實還可以延伸到許多，例如：如何專案排程？如何實現任務？如何專注？……等等細節，但這不是本篇文章要討論的範圍了。


電腦玩物網站 站長
Esor Huang