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專案管理不可忽略的 關鍵因素 楊朝仲運用「系統思考」達到活靈活現的境界
2018/8/6 作家:專案經理雜誌
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文/杜宜靜

有專案管理證照就代表很會做專案嗎?專案管理要達到活學活用的境界,除了擁有證照與不斷在實務上運用、演練之外,系統思考也是其中一個不可忽略的關鍵因素!

現任於逢甲大學專案管理與系統思考研究中心的主任-楊朝仲,是一位具有明星氣息的老師;採訪當天,對老師散發出的氣質,以及溫文儒雅的談吐留下深刻的印象,而在最近流行的系統思考,他可以說是一位代表專家。

對於專長為系統思考及專案管理,他笑說因為本身為水利工程博士,專長就是去解決缺水的問題,系統對水利工程而言,就像是天天都在做的事,只是以前不曉得它叫做系統,而水利工程處理的手法是具嚴謹的系統思考概念,所以本來就密切相關,到後來才慢慢的去接觸到專案管理及經營管理,甚至是後來研究企業診斷的系統思考。

以呼吸系統掌握系統思考的精神
楊朝仲說系統思考,就像是人體有很多系統,呼吸系統、消化系統、血液循環系統……等,系統其實就是跟我們密不可分的東西,他舉例來說,以人體呼吸系統,有鼻、咽、喉與肺,這些器官串連相互影響,且連動效率的時間非常重要,而形成一個系統。

然而系統會帶來的問題為蝴蝶效應,像是牽一髮動全身,楊朝仲又舉了一個例子來說,當喉嚨不舒服時就會想咳嗽,咳久了呢,肺就會被影響,而這就是一種連動,但如果看到有人咳嗽,且是因鼻涕倒流而咳嗽,卻沒問他原因給了一杯水,這樣並不會真的解決問題,事實上只能舒緩,久而久之,可能就會變成慢性病,所以當我們用系統思維解決問題的時候,很容易就會引導我們去想問題背後的三個特性:

1. 問題是怎麼牽一髮而動全身
2. 問題會不會是見山非山
3. 是否為時間上的後遺症

所以面對問題,楊朝仲會用系統思考去思維,解題的對策就不會僅僅只有治標,而是會容易治本,那是因為系統思考本身引導去思考看到問題的全貌,如果沒有看到問題的全貌而解題,就像在走鋼索一樣非常危險,解題時從點、線到面,非常完整的看到問題全貌,這時候對策反而會較精準。

眼睛看到的叫視線 眼光看到的叫遠見
為何要學系統思考?做專案最怕的就是加班、趕工,但為何採用加班、重做的策略,專案仍無法如期、如質量、如預算、如範疇,楊朝仲以八爪章魚覓食術來解題,因章魚頭最大,把頭當成問題核心,覓食則把爪子從頭伸出去碰到食物,再把食物比喻為利害關係人,像是會去影響誰、會對誰造成後遺症,稱為發散思考,最後則需要收斂,如將食物捲回口中,因此楊朝仲認為利用八爪章魚覓食術是一種情境式的解題思維,策略為展開問題全貌,以配套對策研擬中長期規劃,因有遠見而可以去治本,有系統性的推動,方能讓公司走上快速發展的腳步。

專案管理與系統思考兩者相輔相成
系統思考與專案管理密不可分,楊朝仲提到專案管理所用的關鍵可能是系統思考的能力,專案管理源自於系統管理,而專案管理通常被視為系統管理工程的應用,在專案管理有很多處理方式跟手法都跟系統思考一樣,以專案管理中的十大知識領域(時程、範疇、利害關係人……等)比喻為器官,透過流程的輸入(Inputs)、工具及技術(Tools and Techniques)、產出(Outputs)的連動,投入及產出就是一種因果關係,會互相影響,投入如果有問題,最後產出一定會被影響,他認為系統思考與專案管理相輔相成,將專案管理比喻為招式,系統思考則為內功心法,招式搭配內功心法就是一個完美的結合。

漸進式學習 專案管理變得活靈活現
最後楊朝仲也跟我們分享,學習是漸進式的,跟專案管理一樣是逐步完善的,就像是嬰兒學步要先會爬,考專案管理證照代表你正在爬,拿到證照後就代表要會走,像是一種能力,不斷地去運用,再來就是要會跑,代表思維與學習不能只是框架在專案管理,可以多學習系統思考、商業分析或是敏捷專案管理……等,達到逐步精進的境界,並且去實踐證照的運用,讓專案管理變得活靈活現。

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