文／經濟部水利署土地管理組

政府興辦各項重大公共建設或實施國家重要政策，不僅可以促進經濟發展，更可持續提高國民生活水準，其中，水利工程乃水利署發展國家重大建設與民眾安全的根基之一，各項水利工程建設要能順利施作，從工程勘查、用地取得至工程施工完成，即需運用專案管理及系統資訊技術進行各項業務流程之管理，以達到水利署水利工程用地智慧化管理之目標。

水利署旗下計有15個所屬機關分布全台，近1200名員工掌理全國水情勢，各組織依時間不同訂有短、中、長程目標，以建構水資源智慧水管理，其中，土地是所有建設發展之基礎，水利署在用地方面掌管9萬多筆近1萬1000公頃之土地，過去，是以人工控管模式管理土地業務，造成管理上相當大的的負擔且無法即時展現成效，為能有效解決問題並提昇執行效率，自民國103年起水利署土地管理組即引進專案管理思維，開始建構水利工程用地取得標準作業流程及相關規範(Standard Operating Procedure, SOP)。

以利業務人員遵循，另為能即時掌握工程用地取得整體業務執行進度與成果的落實，並結合管理系統之開發，以系統為工具進行專案管理，將業務資訊化管理(Management Information System,MIS)及空間化管理(Geographic Information System,GIS)技術，透過建置「用地取得暨工程生命週期整合應用系統」，以推動水利署工程用地取得，各專案業務流程E化管理並得以將歷年重要資訊保存，五年來因導入專案管理SOP及E化的監控，目前系統案件管理成效，著實大幅降低過去填報及彙整作業之時間與人力成本，並提昇用地取得作業管控與管理之效能。

土地管理組運用整合管理(Integration Management)，希冀各用地取得案件皆能達成專案的目標，透過制定專案標準流程及規範、提供專案文件範本、專案經驗交流指導、及利用各項系統化工具進行管理、檢核、監控，以期使工程用地取得業務順利且有效率執行，整體專案管理及發展包含從標準規範面、系統管理面、資訊整合面、空間應用面以及溝通交流面進行，以達到全方位業務輔助與管理，各管理架構與範疇說明如下：

1. 標準規範面
提供業務單位人員與新進人員能快速瞭解工程用地取得作業模式，並可依據範本產製相關文件，以順利辦理工程用地取得作業，標準作業程序書(SOP)並納入各業務執行階段細部流程圖、注意事項、文件範本及法規資訊，使用地取得作業流程一致化、減少人為錯誤，進而提升行政效率及服務品質，並能使每一項作業流程均能清楚呈現，使業務執行人員查閱用地取得標準作業程序書即能一目瞭然，有助於作業人員對整體工作流程之掌握。

2. 系統管理面
提供用地取得各階段執行流程E化所需之案件管理、進度與經費管理、案件審核、資料查詢、統計分析、報表輸出、權限設定等功能模組，以進行業務生命週期資訊化管理作業。各執行階段已明確定義專案執行範疇(Scope Management)與階段預期達成目標，使執行單位瞭解工作重點，管理人員亦可主動掌握案件進度(Time Management)、經費(Cost Management)及成果等全貌資訊，使用地取得業務流程運作更為完整與一貫化。

3. 資訊整合面
資訊的流通與共享、加值整合與應用方能擴大業務執行效益，現階段業務已將水利工程相關資訊一併納入系統進行整合應用，包含整合內部公文系統用地取得各階段資訊、專案列管計畫管理支援系統的工程施工情形及水利署全球資訊網的公聽會等相關資訊，讓資訊不再是片面，而是具整體性，更能加以活化應用，以真正發揮資訊化效益，更能提供完整之決策輔助資訊。

4. 空間應用面
提供可利用河川地籍之地段號進行資料查詢與定位，並配合用地範圍線與河川區域線之套疊，讓使用者快速掌握河川範圍相關資訊。

5. 溝通交流面
水利署提供組織內部知識經驗分享互助的機制與方法，包含法規研習會及系統教育訓練，以提升人員執行業務流程之熟悉度，另透過培訓與學習管道，可將專案執行過程中的發現、經驗、教訓進行討論與分享，並可藉此強化專業領域及技能。

除了各項培訓與分享機制，在專案的執行過程，亦會有大量的溝通行為，包含工作會議溝通、書面或口頭溝通等，這些溝通管理(Communication Management)最重要就是要在適當的時間點進行專案訊息的傳達，水利署透過系統化的方式自動檢核用地取得階段重要里程碑並進行訊息通知，亦透過內部及外部溝通方式（函文、便簽、信件、電話、會議等型式），讓專案成員與利害關係人進行各重要事項溝通，以並肩合作共同達成專案目標。

水利署用地業務導入專案管理與資訊化管理後，已建立業務共同文化與價值觀，並以專案成果為導向，各專案利害關係人可透過系統迅速查詢案件執行資訊並主動取得各項訊息，藉由專案管理方式及電子化管理多元化服務，已為水利署帶來多項實質成效，包含：

1.時間與成本效益：專案管理與資訊化的目的在於提昇整體作業效率，並有效達到降低人員、時間與耗材等成本之目的，管理模式與系統建置後，在人力管理與業務執行作業所花費的時間大幅減少，是專案執行所帶來最明顯的效益。

2.業務效益：專案資訊化管理對於水利署用地取得相關業務有著極大的幫助，除了制訂標準作業程序書(SOP)讓業務人員據以遵循外，亦將SOP中業務執行與系統進行有效勾稽，從工程勘評作業、案件申請、案件執行至工程施作資訊整合，皆進行E化管理，現階段已協助水利署快速掌握各階段資訊，在各項案件檢討亦可藉由系統快速產製所需之各式報表。

3.無形效益：專案管理與資訊化的導入，除了實際業務面與資訊面所帶來的效益外，亦產生許多「無形效益」，包括促進政府資訊流通、提昇整體工作效率、簡化作業流程、強化溝通交流、降低服務成本及系統化管理之便利性等，這些無形效益所隱含的意義與影響，甚至會比有形的效益更加深遠。

結語
水利署用地業務在水利工程週期裡扮演著承先啟後的角色，因為專案管理思維的納入與系統資訊化管理的導入，使得全國水利工程從工程勘評、用地取得到工程施工完竣得以制度化與效率化，未來仍將持續針對業務各管理範疇進行滾動式檢討，強化工作管理流程並提供更多元化的服務，亦將此成功經驗推展至水利署各項業務，使水利署得以成為行政機關內績效最優之高效能行政團隊。