筆者雖然自認為趕著上科技潮流，所接觸過的軟體或3C產品也不少，舉凡智慧型手機、平版、筆電、PC...等都有，但遇到彼此之間不相容，總覺得很頭痛。但卻這一年來，高頻率接觸到「雲端」科技後，忽然覺得之前遇到的相容性，及便利性幾乎獲得解決。

 

雲端（Cloud Computing）是指一種基於網際網路的運算方式，通過這種方式，共享的軟硬體資源和資訊可以按需求提供給電腦和其他裝置。簡單來說，我們所持有的硬體設備只是介面，甚至軟體都不用安裝，直接透過網路或通訊連結，將其所需資訊或功能獲得。

 

提到專案管理，就必須提到微軟Project。傳統上，微軟Project軟體可以架設成企業專案管理（Enterprise Project Management；EPM），實現線上專案管理的概念。但在企業要架設EPM系統並非容易的事，因為公司至少要購買Project Server、Project Professional 2013、SQL Server、SharePoint Server 2013...等軟體來建構，也要建立專職資訊人員維護管理。優點在於只要專案利害關係人或成員取得授權，均可以隨時在網路上取得專案資訊，但相對建構費用較高。



圖：建構EPM所需軟體


後來，微軟為因應雲端時代來臨，也打破原有軟體銷售經營模式，開發一套專案組合管理軟體（Microsoft Project Online；PPM），使用端不用架設任何一套EPM的軟體，就可以在任何可上網的裝置上（包括平板電腦、智慧手機），完成企業專案管理的環境，所以使用端只要透過Office 365 提供的 Project Online「租賃」方式，即可使用PPM。換言之，企業都不需要花錢買軟體，也不用請人維護。

 

「租賃」的概念對微軟而言是非常創新的營運模式，也對若干消費者提供很大誘因，因為我只要用租的，就可以使用線上Office 365最新軟體，不像以前，只要微軟一改版，消費者就要購買新版本軟體。

 

但這想法立意雖好，在台灣實行上筆者認為有困難之處，雖然企業不用購買一大堆軟體，但每月每人要付上千元（截至104年1月初）的月費，對企業來說也是一大進入門檻。舉例來說，假設某企業有100位員工，企業每月負擔月費為100*1,440=144,000（元）；每年則144,000*12=1,728,000元。每年上百萬的支出，這對一般中小企業會評估再三，有興趣的讀者可以到微軟官方網站查詢。



專案組合管理軟體每月租賃費用


另外，筆者在授課的經驗中，使用者要用到微軟Project強大功能的需求機率不大，通常用行事曆方式就可以處理日常生活一般專案活動。因此，筆者以Google行事曆為工具，論述簡易版的雲端專案管理流程。

 

推薦讀者Google行事曆，主要是以下原因：


一、免費使用

「免費」的確是最大誘因，只要向Google申請，即可使用。

 

二、整合性強

Google所開發的雲端Apps，是專為企業打造的雲端生產力套件服務，方便隨時隨地透過任何裝置順利完成工作。甚至您手中是Apple或微軟的手機、平板，依然可以使用Google行事曆。以筆者經驗，在Google行事曆輸入行程時，手機、平板的行事曆就會同步更新。



資料來源：Google


三、簡單完成生活一般專案

其實一般使用者接觸到大型專案的機率比較小，通常都是一般規模的專案，加上生活中有許多活動、會議的安排，這些也許只是一個小小專案，但卻也是非常重要。另外許多專案重視「時程效益」，因此在有效時間內完成才是專案經理的重點。

 

四、操作畫面與微軟Project類似

讀者若有操作過微軟Project經驗，其中行事曆畫面與Google行事曆畫面類似。(備註：本次所介紹Google日曆以專案時間管理、會議‧‧‧‧‧‧等為主，其餘功能不另外介紹，有興趣的讀者可再深入了解。)




微軟Project行事曆畫面




方法一：如何在Google日曆畫時間長條圖

在微軟Project行事曆中，可以將執行活動或任務畫成長條圖。至於Google日曆也可以產生類似此畫面。




微軟Project行事曆長條圖




Step1：在Google首頁工具列選取『更多／日曆』。




Step2：點選任何日期，並點擊『編輯活動』。




Step3：輸入本次活動名稱『加盟說明會準備』，並選取執行期間2015-04-01至2015-04-26。亦將舉辦地點、說明...等資訊寫入。最後再選取活動顏色，以筆者喜愛為例，選取紅色做為長條圖之顏色，最後按『儲存』離開。



Step4：最後產出上圖畫面。


對專案管理而言，這樣方式也許不是那麼正式，但多半的專案需求只是將任務或活動做一個排序及管制，所以您也可以製作成複數天數的長條圖，或單日類似於里程碑方式呈現。




Step5：Google日曆也可以設定分享與通知的功能，讀者可以在畫面的右側『新增邀請對象』找尋受邀的團隊成員對象，但受邀對象需申請Google帳號。


方法二：專案團隊如何共用Google日曆

剛剛上述只是介紹個人Google日曆，現在介紹透過共用一個行事曆方式，周知團隊成員開會或其他注意事項。




Step6：點選『我的日曆／設定』。





Step7：點擊筆者所創建的『專案行事曆』。




Step8：點選『共用此日曆』，並按儲存。這時候就可以邀請指定人士共用。


讀者可以在這裡設定專案團隊會議行事曆，將會議時間做雲端管理，發送給其他團隊成員得知，會減少傳統上E-mail漏信的情況發生。

 

囿於篇幅因素，本次只是介紹行事曆一些功能。其他像Google提供雲端硬碟做為會議記錄存取之處；或者Google的文件、試算表與簡報...等，可以即時多人編輯，不受地域限制；甚至Google Hangouts提供的視訊會議討論功能。重點是這些都是免費的功能。若讀者有興趣的話，可以深入研究。

 

最後，雲端工具固然好用，但工具是死的，如何活用端看各位需求。讓這些工具成為我們方便使用及整合的利器，以期創造出有效率的專案執行團隊。

 

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