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幫你的時間管理方法健檢,如何挑選時間管理工具?
2016/12/21 作家:Esor Huang
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之前到高雄的青年職涯發展中心,分享我最近常常講的一個主題:「雲端時代的時間管理方法」,因為主辦單位提到希望有實務面的練習,所以我特別在開場設計了一個「時間管理健檢活動」。

健檢什麼?
1. 檢查自己的時間管理方法與系統有沒有不足之處?
2. 檢查自己的時間管理工具有沒有需要增加?減少?重新規劃?
3. 找出低效率可能的病症原因。

當然,說是健檢,就是要提供一套「具體的檢查步驟」,讓大家可以自我反思,尤其當你覺得自己好像常常有下面症狀時:
1. 做事情總是漏東漏西
2. 被太多雜事搞得心煩意亂
3. 處理任務與專案的效率無法持續進步
4. 面對不夠的時間經常充滿壓力
5. 忙碌了一天卻覺得自我價值沒有提升

那麼這時候,下面的時間管理健檢流程,或許可以提供你對症下藥的切入點。

這套自我健檢步驟,我也還在持續地修正與最佳化中,但那天學員反應還不錯,事後回饋到:「今天學到新觀念,建立時間管理回饋系統」、「一直以來時間利用觀念做很大的翻轉」,所以我決定先把目前為止設計的階段,提供給讀者們參考,也歡迎討論,讓我可以做修正。

我為這個健檢流程畫了一張心智圖(如下圖)

第一步:先列出你目前的時間管理方法
我們平常都在時間管理,但卻從來沒有想過:「我到底是怎麼管理的?」就好像吃飯的人通常不會想到自己是怎麼吃飯的,但我們沒想到的是:

說不定改善「吃飯的步驟與動作」,就是強化健康的關鍵。

時間管理也是,我們日常生活不斷被時間追著跑,自然而然需要管理,需要列出行程,需要記住自己要做哪些任務,但「自然而然」的時候問題最大,或許正是因為你少了某個步驟?或是因為你某個動作其實是適得其反?所以你的時間管理反而製造焦慮。

所以讀者們也可以試試看,第一步,真心誠意,不用造假,列出你目前真正的時間管理流程,以及你運用哪些工具來管理任務與行程。

第二步:時間管理流程的四個必要步驟
我利用專案管理中的「WBS概念(工作分解結構)」,將「時間管理」這件事分解成四個必要的元件,但是彼此不重複,組合在一起才構成全面性的時間管理流程,這樣我們就能檢查自己的方法與工具有沒有做好對應,如果沒有,那就是出問題的可能所在。

這四個不重複,但必要,且環環相扣的時間管理步驟是:
1. 雜事收集箱
時間管理的第一個步驟是如何收集不斷出現的新雜事?新任務?新計畫?新想法?

時間管理面對的其實不是時間,也不只是面對工作上的任務,而是面對整個人生所有「想做或要做的事情」,而時間管理就是「把想做或要做的事情放入時間之流中依序完成」。

那麼第一個必要環節,就是我們怎麼收集人生中所有想做與要做的事情?讓這些事情不會忘記,讓這些事情有機會實現?

2. 進度時程表
收集了想做與要做的事情後,我要在哪裡排程這些任務,面對大計畫我有沒有辦法將其變成一個一個專案(無論是工作上的或生活中的),然後有一個工具或方法可以讓我計算出這些專案的進度表,告訴自己應該如何依序完成,並且在來不及完成時也知道如何調用時間。
這個進度時程表就好像是為不斷流動的時間之河做出一道水壩,可以具體地攔住時間之水,適時分配灌溉到不同需要的田地上。

雖然我們知道躁動的時間之河不可能完全聽我指揮,但還是需要有一個進度時程表,才能「以計畫應萬變」。

3. 待辦行動清單
在進度時程表之外,為什麼還需要一個「待辦行動清單」?就好像我知道什麼時間水壩要釋出多少水量來灌溉農田,但實際操作放水的過程需不需要一份操作步驟表,以免自己漏掉哪個步驟,結果導致機器出錯呢?

時間管理上也是,我知道下個禮拜五要完成一份簡報,我知道下禮拜一到禮拜四是我的準備簡報時間,那麼這段時間裡我需要什麼操作步驟?這個操作步驟有沒有辦法讓我更好的完成任務?於是這時候我就要列出一份準備簡報的行動清單。

「我有五天可以完成任務」,那麼「在這五天裡面我可以做什麼?」,前者是進度時程表,後者是待辦行動清單,我們必須同時具備這兩個時間管理方法與工具。

如果漏掉進度時程表,我們就會搞不清楚到底還有多少時間可以被利用。但一般人通常都很會做進度時程表,因為這看似是最簡單的,好像只要把每個任務截止日填上就好,當然,實情並非如此。

而如果漏掉待辦行動清單,我們就很容易看著五天後的截止日,卻什麼都做不了,什麼也不想做。一份「好的待辦行動清單」,可以讓我們更想做任務,更有效率的完成任務,反之一份「不好的待辦清單」足以讓任務失敗,所以很多時間管理的方法與工具其實都是圍繞在「待辦行動清單」這一點上。

4. 回顧反省系統
最後,當專案的截止日到了,當行動清單上的任務一一勾選完成了,這時候過期的已完成任務是不是就從此塵封或丟棄了呢?但我的經驗告訴我,一個專案的時間管理過程是值得被保留下來的。

當有一個方法或工具可以保留時間管理的過程,那麼以後就能隨時回顧反省,或許是找出錯誤發生的轉折點,或許是經過許久之後遇到類似專案,可以從上一次專案的排程行動過程直接複製並改進。

於是,完成第四個環節後,就會回頭接上第一個步驟,經過累積與反省的經驗,下一次從收集雜事,排程進度到列出行動清單的過程,就會越來越準確專業且高效率。

第三步:時間管理方法與工具的自我健檢
有了一份我們目前的時間管理方法清單,了解上面四個必要的時間管理環節後,我們就能把兩個對應,嘗試做下面的檢查。
1. 我的時間管理方法有沒有少了哪個環節?
通常一般人都會具備「進度排程表」,可能就是寫在你的行事曆上。

所以我們要檢查看看,自己有沒有具備可以滿足「待辦行動清單」的工具,在列出某個任務何時需要完成後,有沒有一個方法把完成任務需要的「每一個步驟列出來」,讓自己可以依循它一一完成。如果沒有「待辦行動清單」,或是如果你把這個清單「放在自己腦袋裡」,那麼一旦任務多起來,就會手忙腳亂,忘東漏西。

接著,更多人可能忽略的是「雜事收集箱」與「回顧反省系統」。

如果沒有「雜事收集箱」,那麼很多將做未做,還有以後才要做的任務你不知道要擺哪裡,而且在雜事越來越多的這個時代,你必須嚴格區隔雜事與任務,才能讓自己更加專注在任務進度上,但是,也不要忘了未來要處理的雜事。

如果沒有「回顧反省系統」,那麼時間管理過程中最寶貴的「經驗」,以及時間管理完成任務過程中產生的「心理價值」,你要如何保留呢?而這些東西如果隨著待辦清單的結束而消失,要如何反省自己的缺點,改進步驟,提供下一次類似專案來使用?

一個簡單的例子,我常常在收到一件雜事的時候,例如:邀請我準備一場新演講,我就從回顧反省系統中呼叫上一次的演講準備流程,直接套用,並且查看上一次的缺點,修改這一次的進度時程與待辦清單,這樣是不是才是「真正的」讓時間發揮最大價值的管理呢?也就是:讓過去的時間也能在未來的時間裡發揮價值。

2. 每個步驟是不是可以只用一個或兩個工具統一管理?
知道自己缺少什麼環節後,還不急著趕快補充工具,因為工具太多也不是好事。
接下來我們可以用這四個時間管理步驟來思考:
我可不可以每個步驟只用一種工具來管理?這就是如何簡化與聚焦時間管理系統的最好切入點。

在現在這個工具太多的時代,我們可能遇到的另外一個難題就是「我的管理太分散了」,我的紙本手帳裡有行程與計畫,我的日曆App中有會議,我的即時通裡有老闆交代的未完成任務,試問,這樣的情況怎麼把時間管理好?

那麼應該如何簡化與聚焦時間管理系統呢?就用這四個環節去想,每個環節可以使用不同工具,但最好一個環節只對應一種工具,這樣就不會混亂,並且你就知道不同工具之間要如何銜接。

例如:在「雜事收集箱」裡,仔細一想,雜事可能從電子郵件湧進來,可能從即時通交代,可能開會時被我寫在紙本筆記上,可能有些只是存在我的腦袋裡,這樣就是太分散,就是一個環節有太多對應工具,於是我們就來想,可不可以統一在某個工具上呢?

例如:你想要統一在紙本筆記上,那就要把郵件的,即時通的,腦袋裡的雜事也第一時間轉移記錄到紙本筆記,你可以試試看「子彈筆記法」,這樣就是一個時間管理環節對應一種工具。

第四步:我自己的時間管理健檢結果
更進一步的,如果有一個工具可以同時對應兩個以上的時間管理步驟,那麼有可能會讓你更聚焦,更好管理。

下面我就來分享我自己的時間管理健檢結果:
雜事收集箱
我用Evernote統一收集來自四面八方的雜事,裡面有一個「收集箱」的分類存放那些尚未排程與行動的雜事,也利用「下一步」的標籤加上需要時的時間提醒,去管理那些未來才要開始處理的雜事。這部分可以延伸閱讀:「瑣碎任務的工作流重整:我如何用Evernote專案管理。」

進度時程表
我用Google日曆結合「進攻型行事曆」的規劃方法,在Google日曆畫出我的進度表,畫出我需要預約的時間使用區段,這樣除了讓我清楚時程外,也可以在安插未來時間時可以「適可而止」,避免明明沒水了還過度的時間分配。

待辦行動清單
用Evernote把相關的雜事統整成任務或專案,然後在筆記中列出必須一一完成的步驟,思考這些步驟有沒有需要補充或刪減的地方,然後讓自己可以依靠這份行動清單去把最終任務完成。

回顧反省系統
在Evernote完成後的行動清單,以及執行過程中產生的各種心得或處理方式,自然都一一儲存在Evernote裡,於是Evernote就是最好的回顧反省系統了。

你的回顧反省系統,最好就是你的「進度時程表」或「待辦行動清單」直接沿用,所以換句話說,當選擇「進度時程表」或「待辦行動清單」工具時,除了它們可不可以排程時間外,我另外一個挑選的核心就是它們有沒有辦法回顧與反省?(不只Evernote可以做到,像是 Trello也可以身兼行動清單與反省系統。)

以上,就是我自己的「時間管理健檢」與應用實例,當然,這個「時間管理的四大必要結構」其實還可以延伸到許多,例如:如何專案排程?如何實現任務?如何專注?……等等細節,但這不是本篇文章要討論的範圍了。


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Esor Huang

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Esor Huang
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著有《Evernote 100個做筆記的好方法:數位化重整你的工作和人生》、《Evernote超效率數位筆記術【Best技巧提升版】:如果我當初這樣做筆記就好了》、《這些Google幫我做好的事:用Google思維重建10倍速工作》等暢銷書籍。
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