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敏捷Agile的迷失?
2013/4/1 作家:傅旭昇,PMP 博士
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近年來專案管理的議題上最熱門的大概就是敏捷式專案管理(Agile)或SCRUM了,也許這是一個新名詞的出現,激起了各界想要一探究竟的心理,然而只要一往下研讀就會發現除了Agile、SCRUM之外,還有看板(KANBAN)、精實(LEAN)、XP(eXtreme Programming)等名詞陸續跳出,更多的問題也浮現,如這和Agile有何關聯?又和專案管理有何關聯?當然更重要的是這些對我們的專案是否有幫助?

另也許是專案管理知識體指南(PMBOK® Guide)在台灣推展十餘年,即便PMP已超過13500人,但是實際在運用過程中還是多多少少有些問題,最常聽到的反應是PMBOK® Guide提供了一個清晰的系統思維,但是仍然有許多狀況無法直接採用PMBOK® Guide上的流程,所以五大流程就會斷斷續續,需要各自充分發揮裁適(tailor)的精神找到解決方案,另一方面因為敏捷式專案管理被提出,也有許多例證顯示可以完成專案,所以PMBOK® Guide被自動歸為傳統專案管理、瀑布式(water fall)專案管理,可能是為了以示區隔吧!

但PMBOK® Guide和 Agile 是兩件不同的管理方式嗎?也是因為在許多場合的交流與學習的過程當中,與許多專家們探討過這些問題,才激起我寫這篇文章的原因,我想我們包括我都仍在專案管理的領域中摸這頭大象,透過自己的背景、領域、認知、遇到的問題、實務運用,有成功的也有失敗的,深究其實沒有一定的對或錯,往往是在有沒有更適當的人、方法、流程、順序等等,這或許就是專案迷人之處吧,因為永遠都會有精進的空間。

PMBOK® Guide和Agile是兩件不同的管理方式嗎?
PMI總會在2012年八月正式公布實施敏捷專案管理認證(PMI-ACP),並提出了一份市場調查報告顯示約有78%的企業採用站立會議(Stand-up meeting)、74%的企業運用逐步精進的方式於計畫階段、至少90%的軟體產業表示對敏捷專案技術有所了解,有80%軟體部門運用敏捷式專案管理,而有60%的企業反映該公司有一半以上的專案屬於敏捷的特性,受訪公司採用Agile之後顯示有75%表示產值增加、84%管理顧客變更優先順序能力增加、77%專案透明度增加,還有一個非常值得關注的統計是77%管理階層運用Agile、66%以上企業內有超過三個以上的Agile團隊(註:以上的統計是在美國的統計,而統計的公司大部分是高科技與軟體開發商),這些都是非常值得關注的數據,因為專案管理的目的就是在提升專案的成功率與企業效率,似乎也鼓勵大家要擁抱敏捷了,那PMBOK® Guide呢?

PMI總會成立於1969年由五位志工在其中一位志工家裡的廚房中所成立,當初成立的宗旨是要「建立一個平台分享專案管理經驗並探討相關議題」,直到1983年PMI彙整了「PMI Special Report on Ethics, Standard, and Accreditation」,這也是專案管理知識體指南(PMBOK® Guide)的前身,在「Recognize good practices in project management」的宗旨下於1996年出版第一版PMBOK® ,並持續朝「一個被企業廣泛認可的專案管理專業領域之標準」而努力,所以PMBOK® Guide通過了ISO的認證也維持每四年改版的規範。

這其實說明了PMBOK® Guide與敏捷式專案管理並沒有牴觸,就年代的發展上因為60、70年代比較成熟的管理方法論就只有瀑布式,所以PMBOK® Guide在說明許多最佳實踐,尤其是管理流程時,一直就引用瀑布式;反觀我們持續觀察PMBOK® Guide的每一個版本的發展,可以發現因為最佳實務也需要與時俱進,就陸續納入實獲值管理、風險管理、需求管理、利害關係人管理等概念與流程、方法,可以理解,敏捷專案管理在此時獲得許多產業的重視與運用有其必要性,所以敏捷專案管理方法當然可以視專案的需求而採用,而運用PMBOK® Guide作為專案執行依據時也可以視需要在其中某一階段或某一次專案採用敏捷方式。

敏捷專案管理的管理方式
因為不確定性與不穩定性的環境造成預測不易,諸如政府或組織需要在面臨不可預測的預算減縮下,仍然需要在時程與品質的要求下交付成果,專案經理面臨的挑戰極高,需要在不確定專案範疇,仍需精確的管制階段性進度,並兼顧彈性時,敏捷式的專案管理方法要較傳統瀑布式的方法要更符合實際。

敏捷專案管理的管理方式有幾種:
一、XP(eXtreme Programming):著重於IT的開發上敏捷交付技術,如平行程式開發、持續整合等開發的技巧。

二、SCRUM:是一種優異的團隊合作管理方法,不斷的在確定工作優序與交付之間運作,以簡化、產生結果為核心,所以廣受歡迎。但是SCRUM的概念並不是專案的概念,所以在專案中運用SCRUM需要將專案與Release的概念加以整合。

三、精實(LEAN):源自於1940年代Toyota的生產環境,其核心概念是減少浪費,也就是提升顧客要的價值,因此在開發階段較適合,在組織層面鮮少看到LEAN的應用。

四、看板(KANBAN):強調用視覺式的工具管理流程,仍以生產流程為主要應用對象,團隊可以看到價值的產生。

綜合以上特性,敏捷專案管理的運用,SCRUM適於團隊的管理,產生交付標的的過程則適於採用精實(LEAN)或XP(eXtreme Programming)。

專案管理知識體指南(PMBOK® Guide)第五版
PMBOK® Guide每四年改版是全球專案管理最為重要的里程碑,改版的目的就在於結合環境的改變與企業的需求,面對不可預測性與不確定性的環境趨勢,第五版的改版重點有以下幾點(PMI總會已授權PMI台灣分會進行繁中版的翻譯與出版,預於今年五月出版,詳細請到學會網站查詢www.pmi.org.tw):
1.強化規劃與控制
2.新增利害關係人管理
3.凸顯與強化軟技能
4.納入敏捷專案管理的概念

再次顯示,PMBOK® Guide與敏捷專案管理並不是兩個壁壘分明的管理概念,PMBOK® Guide是專案管理的一般概念,讓我們對專案有一個清晰的脈絡,是含括專案規範、方法、流程與實務的一致化標準,敏捷專案管理是一個管理方法,在適合運用敏捷專案管理的狀況下,專案經理應該思考如何將敏捷專案管理納入專案的規劃與執行過程中。

結語
專案的本質並不會改變,我們被要求要做的事就是"預測未來,並設法讓預測成真",然而市場快速變化,導致企業需要縮短提交周期並快速反應顧客期望,面對此一趨勢開發(專案)團隊需要調適新的經濟、商業、市場狀況,提升專案的成功機率,所以專案經理們以下的挑戰不可忽視:
1.過去成功的經驗可能會不適用
2.專案管理方式不同、專案角色不同
3.帶領團隊方式不再一樣

專案管理是一個用的知識,也是一個與時俱進逐步精進的知識,我們都是在透過自己的背景、領域、認知、遇到的問題、實務運用等理解專案,我想參與"分享"可以累積最佳實踐,是每個專案經理人在這個學習過程中重要的步驟,至於如何敏捷(Agile)我們都還有許多要學。(凡是您是PMI會員均可在PMI網站下載PMBOK® Guide第五版,請不要忽略您的權益)

我可能不會愛你的專案管理

這是一個有愛的團隊,我怎麼可能不愛你?
傅旭昇,PMP 博士
傅旭昇, PMP 博士,PMI國際專案管理學會台灣分會理事長,現任博旭科技顧問公司資深顧問、屹通信息科技發展(澳門)公司台灣代表、逢甲大學兼任助理教授,擁有豐富的專案管理、系統工程等工作經驗及專案管理教學經驗,實際執行大型獲得專案(預算超過上億),並派駐美國洛克希德馬丁公司擔任專案經理控制及應用。
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