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以目標為導向的時間管理
2013/10/1 作家:姚詩豪 Bryan Yao, PMP
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「時間就是金錢」是大家快說到爛掉的老生常談。不過說歸說,做卻是另一回事。很多人會認真做個金錢流水帳,記錄自己的錢花到哪去了,卻極少有人把「時間帳」當成一回事。前幾天在一個國外的部落格上有位作者做了個簡單的時間計算,看了之後感到小小的震撼,這個計算是這樣的:

每個人一周總共有 24 x 7 =168個小時。
假設工作一天9小時含午休,一週工作5天共占去45小時,我們每周還剩下123小時。
每天需要睡眠8小時,一周下來就佔去 8 x 7 = 56小時,還剩下67小時可供應用。
通勤、吃飯、洗澡、上廁所這些雜事,假設一天花掉我們4小時的話,一周共花4 x 7 = 28小時。

最後我們還剩下 67 - 28 = 39小時。

39小時!這等於是一個全職的工作了!就算我們算得再寬裕一點,把上Faceboook、玩Candy Crush 的時間算進去,每天再多扣除3小時好了(你要是做這些事情每天超過3小時你就是過太爽了!),仍然有 39 - 21 = 18小時剩下來,這也相當於一個半職的工作了!

既然時間就是金錢,那我們就來算算錢吧!假設我們的月薪是4萬塊,一個月工時是160小時,則我們每小時的收入是 $40,000 / 160 = $250,根據剛剛算的,我們每周有39小時的多餘時間,要是能維持一樣的產值的話,則相當於 $250 x 39 = $9,750。這將近是每周1萬元,一個月4萬元的收入!

你覺得自己每周有39小時的自由時間嗎?我想很少人有這樣的感覺。這些時間(或者說金錢)到底跑去那了?家裡有小朋友的絕對可以理直氣壯地跳出來說:時間都被這些小鬼佔去了。這個非常合理,畢竟飼養任何的活物都是要耗費心力與時間的,養兒育女原本就是一個重大投資。不過我相信有不少沒孩子的人也是莫名其妙把時間放水流了。

關於時間管理的技巧面,像是時間管理的四個象限、瓶子裡要先放大石頭再塞小石頭什麼的,大家多少都有概念,但我認為時間管理的挑戰終究「不」在於技巧欠缺,而在於「目標」與「欲望」的釐清,尤其是那些透過時間投入才能達成的渴望。

其實時間管理跟減肥這件事還挺像的。減肥的知識和技巧固然重要,但更關鍵的是背後的決心。所以關於時間管理,我們該問的問題不是如何妥善有效率地管理時間,而是「我到底想獲得什麼?」,搞清楚了之後,時間總是可以擠得出來的!

地球上有很多資源,只要妥善利用便可以轉換有用的東西,讓我們過得更好更充實(好比風力、太陽能、地熱),但前提是有個使用的目的(發電)。同樣的,時間也是一種珍貴資源,但需要靠一個明確的目的來驅動,如果沒有一個明確的目的與渴望,時間也就像天然資源一樣只會不斷流逝。接下來我想到幾個算是比較強的誘因,能夠有效驅策我們好好利用珍貴的時間:

1. 額外的財富
金錢回報是最直接也最吸引人的誘因之一。以前我在做高鐵工程的時候,外勞最關心的一件事就是「能不能加班」,他們遠渡重洋來工作為的就是薪水,因此加班越多可以領得越多。但現在所謂的知識工作者,投入的時間以及薪資回報並沒有絕對的關係(所謂的責任制),因此純粹工作上的薪資無法成為時間投入的動機。好在這是個網路發達的環境,越來越多上班族考慮微型創業,利用工作之餘做些網拍之類的小生意賺外快(想想看每周39小時的額外工時)。若對做生意沒興趣,想和自己的正職的專業結合,則寫書、講課也是非常好的方式。做生意也好,延伸自己的專業也罷,你會發現同樣是朝九晚五的上班族,這些人的生活絕對是更加充實緊湊的,因為他們有明確的動機妥善利用他們的時間。

2. 個人成就感
金錢能帶來即時的回報,但成就感和自我實現才能讓我們走得更遠。我有位朋友從事企業網站的架設工作,這方面的技術日新月異,他一方面自我學習,一方面也將學習的筆記PO上網和大家分享。因為內容實用、言之有物,久而久之凝聚了不少業界高手相互交流。這位朋友的初衷並非賺外快(其實多數成功的部落格都不是),但他創造了一定的業界影響力,也為自己帶來專業上的成就感。上次見面時他告訴我,分享文章雖然要花不少時間,但他因此從社群中找到不少優秀的工作夥伴,也有不少客戶因為他們文章將專案委託給他的團隊。論工作的忙碌程度,這位朋友不會輸給多數的上班族,但因為這個明確的目標和舞台,他的時間利用顯然比一般人更有效率!

3. 尋找愛情
一群男生在酒吧閒聊,大家對於他們當中一位其貌不揚、條件普普的朋友非常不以為然,因為他身邊總是不乏美女圍繞,其他人明明比他帥,比他優秀,卻總是情場不順。這位仁兄在朋友的「逼供」之下,終於說出了他的秘密:「我和你們最大的不同在於,當你們被一位女生拒絕,要難過10天才重新站起來。而我,一天被10個女生拒絕我都勇往直前,所以就算100個女生只有一個接受我,我也贏過你們!」

這個故事並不是要我們厚著臉皮去死纏爛打。我想說的只是,不管男生女生,找尋一個終生伴侶是非常重要的人生專案,沒什麼好害羞矜持的。與其感嘆緣分未到,我們是否更該問問自己有沒有投入足夠的心力在其中。或許找到理想的對象是很難被量化的目標,但至少我們可以要求自己多參加社交活動,多多與不同的人接觸並建立友誼。有了這樣的目標,在時間的安排上自然更為緊湊有方向(上班遲到大王通常約會都很準時!)。

4. 休閒與玩樂
不知道你有沒有過這樣的經驗?明明周一有個重大考試或是關鍵的報告要交,但總是提不起勁開工,一下看看電視,一下上上網,不知不覺天色已暗,周末即將過去,才不得不勉為其難痛苦地工作,早知道還不如一大早就先出去玩算了!其實人是天生愛玩的動物,也是很需要玩樂的動物,幼兒時期我們透過玩樂來了解這個世界,學習語言溝通、手眼協調、人際關係等種種技巧。成年之後我們仍須透過玩樂來紓解壓力、調整心情,適度地充電。如果你的工作繁忙,你不但不該摒棄娛樂,還更應該用心地規劃玩樂才是。

一段期待已久的旅行,會讓我們不再賴床,不等鬧鐘鈴響就一躍而起。下班後的一場電影,會讓我們不再拖延工作,縮短不必要的討論,準時在五點半下班走人。這就是玩樂的力量:除了內心由衷期待之外,更因為我們知道班機和電影都不會等人,自然會更緊湊地安排我們的時間。但相對的,如果僅僅在閒暇之餘,拿著遙控器茫然地轉台,或是無目的地瀏覽網站,則對時間管理不會產生任何效果。正所謂用心工作,也要「用力」享樂,即便玩樂,也要當成一件正事來做才行!

簡單地說,時間管理的目的不是一味地省下時間,而是該先想好省下來的時間你要用來做什麼?「為何而省」才是關鍵。用多餘的時間來賺外快、來滿足成就感、來約會、來玩樂都非常好,重點是先設定好一個你衷心企盼的目標,再押上一個時間點(如訂好餐廳、電影票),接下來你的作息自然會像自動導航一般,把握每分每秒,排定優先順序,讓生活過得更緊湊充實。

所謂管理就是妥善運用「胡蘿蔔與鞭子」!在自己眼前吊根誘人的「胡蘿蔔」,會讓我們立刻步履輕盈起來,各種拖延懶散的症頭「馬上」就能不藥而癒,你不妨認真試試!

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姚詩豪 Bryan Yao, PMP
Bryan畢業於成功大學土木所結構材料組,當兵時正值國防部在金門進行大規模地雷清除計畫,他被指派擔任英國廠商的監工和翻譯,從此踏上了專案管理之路。2004年取得美國西北大學(Northwestern University)專案管理碩士學位並於芝加哥考取PMP,同時開啟了管理顧問的生涯。Bryan的專長領域為專案管理資訊系統(PMIS)的開發與導入、跨國專案的流程規劃、基礎建設計畫管理(Capital Program Management)、與專案時程與成本控制。

2007-2011間協助紐約市立環保署(NYCDEP)推行流程改造與PMIS的建置工作,為當時全美專案管理界最受矚目的顧問項目。Bryan也曾為台積電、宏碁、奇美、兆豐證券等企業進行專案輔導。近年來與工作伙伴Joe定期在部落格<專案管理的生活思維>發表文章,主題除了專案管理外,也包含生涯規劃、個人策略與組織心理學等議題。如有演講、授課或諮詢等需求歡迎email至info@ftpm.com.tw
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