創建高績效的敏捷創新專案團隊
2013/6/1 作家:管孟忠,PMP 博士

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作者在專案經理雜誌撰寫八篇文章已匯集成《創新與專案管理》,主要是從如何創建企業專案管理環境的介紹,到敏捷專案管理方法在創新型專案的應用。從這一期開始,讓我們繼續探討敏捷創新與專案管理的發展應用。因為專案團隊是企業實現敏捷創新策略的主要因素,所以我們就從如何建立高效的敏捷創新專案團隊開始介紹。
一、創新型企業的敏捷創新策略
成為一個創新型企業(Innovative Enterprise)的基本要素是要有好的創新策略以及高效的創新專案管理能力。為了適應經濟全球化、市場化、資訊化以及可持續發展等方面的挑戰,企業更必須有好的策略來管理創新。然而,在創新策略的評估與選擇上,所有企業組織都會遇見一個爭議問題,就是在不斷變化的市場環境下,針對創新的速度上,是越快推出新的產品越好,還是以產品特質為核心按照專案目標進行創新呢?這兩種方法都存在著各自的優劣,而理想的創新策略應該是「又快又好」地進行創新,同時又能夠把企業因應外在環境變化的敏捷性與創新能力相結合起來的一種創新方法,就是所謂的「敏捷創新(Agile Innovation)」。
按照企業在創新速度上的不同選擇,我們可以把企業的創新策略分成三類:快速創新、敏捷創新和精益創新。「敏捷創新」就是敏捷性和創新能力的有效結合的創新策略,可以定義為企業最大限度地調動創新資源,即時響應市場(客戶)需求變化,同時又能保持領先性的創新速度與產品差異化特質的一種創新策略。由此定義可以推論,敏捷創新具備了三個主要因素:即時響應市場需求變化、追求合理響應的速度、穩定的可持續性創新。企業的敏捷創新策略必須適時調整,換言之,在選擇敏捷創新策略時,要同時考慮創新速度、靈活性與可持續性等因素,根據市場風險、技術風險和時間機會成本的三維決策空間作出一個折衷的選擇,這樣才能在確保正確的創新方向,又能保持行動的敏捷性。
二、敏捷創新的關鍵成功因素 ─ 建立高績效的敏捷創新專案團隊
一個高績效的敏捷創新專案團隊是企業體現敏捷創新方法的關鍵因素。實踐告訴我們,最好的專案領導方式,就是會讓人們說:這個專案都是我們自己做的。因此,當一個專案團隊能夠鼓勵個人發展和增進專案團隊的信任,高績效就成為現實。所以,一個敏捷創新專案團隊的生產力,依賴專案團隊成員如何看待個人目標與專案策略目標的關係。就專案領導而言,確保企業發展策略與專案目標的一致性,建立有效的創新型企業和敏捷專案管理環境是高層管理者的當責(accountability);而創建高績效的敏捷創新專案團隊,就是團隊本身自我管理和實現的責無旁貸的責任。
Charles G. Cobb(2011)於《敏捷專案管理決策 — 平衡控制與敏捷性》乙書中談到,敏捷專案經理需具備技術能力、業務分析能力、團隊管理能力和領導力及流程設計能力。高效率的敏捷專案團隊成員,是由具有共同價值觀並且接受團隊約束的專業人員所組成,是自我組織的團隊,同時以團隊的績效為個人績效的基礎,每個成員都承擔一部分工作,每一個成員都可能成為團隊的領導。本研究參考Charles G. Cobb的指標,並經過專家訪談綜合整理後,提出高績效敏捷創新專案團隊評估指標體系。這些能力指標都會影響敏捷專案團隊的創新績效,同時這些能力指標也具有相互影響關係,因此,我們可以建立這些敏捷創新團隊能力指標的影響網絡關係模型,藉以評估專案團隊的綜合敏捷創新能力,進而提出持續改善措施。
三、敏捷創新專案團隊評估系統 ─ 建立影響網絡關係結構模型
依上述高績效敏捷創新專案團隊評估指標體系,我們應用決策實驗室法來建立敏捷專案團隊評估系統結構模型。首先對專家進行深度訪談及實證問卷調查分析,藉由能力指標間兩兩相互影響關係比較後,建立各準則之間相互影響直接關係矩陣,並依影響程度建立系統結構模型,說明敏捷創新專案團隊評估系統構面與指標間影響網絡關係圖,如圖二所示。從圖二敏捷創新專案團隊評估綜效影響網絡關係圖中,構面D1「專業技術與決策能力」是總影響源,直接影響了構面D2「商務分析與調研能力」、構面D3「團隊管理與領導能力」、構面D4「流程創新與實踐能力」及構面D5「創新價值傳遞能力」;其中構面D5「創新價值傳遞能力」又是最終被影響源。因此,當我們要改善高績效敏捷創新專案團隊績效時,可以先改善團隊的「專業技術與決策能力」,進而改善成員的「商務分析與調研能力」、「團隊管理與領導能力」及「流程創新與實踐能力」,最終提升了敏捷創新團隊的「創新價值傳遞能力」,以滿足市場和利害關係人需求。接下來,我們再分別從各個構面的影響網絡關係圖來探討各個準則之間的影響關係。
在構面D1「專業技術與決策能力」的各準則影響網絡關係中,準則C04「創新思維能力」為總影響源,影響了準則C03「標竿學習能力」和準則C02「專業知識能力」,準則C01「決策分析能力」則是最終被影響源。因此,就改善團隊的「專業技術與決策能力」而言,可以先改善團隊的「創新思維能力」,進而提升其「標竿學習能力」及「專業知識能力」,:最終提升「決策分析能力」。我們再看D2「商務分析與調研能力」構面中,準則C07「需求管理能力」為總影響源,C05「商務評估能力」為最終被影響源。因此,若能提升團隊的「需求管理能力」,才可以改善其「市場調研能力」,進而提高其「商務評估能力」。由D3「團隊管理與領導能力」構面之準則影響關係得知,準則C11「自主管理能力」為總影響源, C09「團隊激勵能力」為最終被影響源。因此,敏捷創新團隊必須先建立「自主管理能力」,自然能提升團隊成員相互的「領導統御能力」,同時建立「團隊凝聚力」,最後改善成員之間「團隊激勵能力」。在D4「流程創新與實踐能力」構面之準則影響關係中,準則C12「流程規劃能力」為總影響源,準則C14「流程再造能力」為最終被影響源。由此可知,團隊的「流程規劃能力」直接影響其「流程管理能力」與「流程再造能力」。最後,我們從D5「創新價值傳遞能力」構面之準則影響關係看出,準則C16「專案創新能力」為總影響源,準則C17「快速回應能力」為最終被影響源。因此,我們改善了團隊的「專案創新能力」,就可以改善其「市場預測能力」與「快速回應能力」。
四、敏捷創新專案團隊績效度量與評估 ─ 有效應用績效評估雷達圖
經由建立敏捷專案團隊績效評估指標體系及影響網絡關係結構模型,我們可以明確的了解體系中各個構面與指標之間的相互影響關係;再由企業針對公司內專案管理團隊能力績效評估分析,並依分析結果建立績效評估雷達圖。本文以兩個新產品開發專案團隊為實證對象,以敏捷創新專案團隊績效評估指標體系對兩個團隊進行自我評估,綜合分析並建立專案管理團隊A及專案管理團隊B的能力績效評估雷達圖,詳如圖三所示。從整體而言,專案團隊A於準則「團隊凝聚能力」方面的績效最差,我們結合影響網絡關係圖可發現,建議團隊A可以從「領導統御能力」及「自主管理能力」等二項指標能力著手改善。而專案團隊B則是在「決策分析能力」、「專業知識能力」及「標竿學習能力」等三項指標績效較為落後,若結合影響網絡關係圖可發現,必須從加強「創新思維能力」方面來進行改善。
五、敏捷創新專案團隊的可持續性發展 ─ 建立敏捷的創新專案管理能力
在實務上,企業創新的數量和品質通常是與速度成反比。因此,高效的敏捷創新專案團隊必須能夠應用創新管理學(Innovation Management Methodology)的一些方法(例如虛擬團隊、TRIZ、同步工程、六標準差、TOC等),以提高創新產品開發速度,同時又能使產品品質保持不變。敏捷創新的策略就是在市場風險、技術風險和時間成本中取捨最適合的敏捷創新策略。敏捷創新的觀念就是要兼顧快速創新與精益創新兩種策略的優勢,在快速與精益之間取得平衡,在控制與敏捷之間取得平衡。
敏捷創新的實現是基於專案團隊的創新專案管理能力。為此,敏捷創新專案團隊必須建立四項主要能力:敏捷創新思維能力、敏捷和即時學習能力、靈活的創新專案管理能力及持續創新與改善能力。為了持續專案團隊的敏捷性和創新能力,團隊也必須應用創新思維來管理專案。企業的創新專案管理應當適時尋求機會、市場風險、技術利用、企業擁有的內外部資源、人才及價值鏈…等因素而定,採用適合企業組織或專案團隊自身、契合新產品特徵的敏捷的創新專案管理方法。總之,創新產品開發的速度與品質並不矛盾,創新專案團隊能夠合理地平衡速度和品質就能實現敏捷創新策略,進而獲得企業的創新效益。
管孟忠博士,畢業於美國維吉尼亞理工州立大學(VPI&SU)工業與系統工程博士班。現任教於開南大學企業與創業管理學系。曾任中山科學研究院副研究員、臥網資訊公司總經理、開南大學資訊學院院長、資管系主任、資傳系主任、科技中心主任及國企系主任、專案管理研究所所長,為ISO9001、 ISO10006、ISO27001等國際登錄合格主任稽核員,法國AFNOR Group登錄核可APMP-A級講師,SQMP-A級講師及RAMS諮詢顧問,具有多年專案管理及系統工程工作經驗,豐富的企業內訓輔導經驗及專案管理學術論文著作發表,著有《敏捷創新專案管理》一書。
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