文／聞又萱

上班時間漫無目的瞎忙，是不少上班族共同面臨的難題，工作上的業務一件又一件，手頭上的案子還沒做完，主管又丟來另一個急件，使得每天工作都忙得像是無頭蒼蠅。

其實，若能善用雲端數位工具，紀錄每日工作進度及目標，就能有效解決瞎忙狀況，而讓工作逐漸理出頭緒，提升效能！

個案故事：窮忙的工作日 上班族的縮影
從南部北上求職的陳小姐，在台北市東區一家出版社任職，因為台北市區房價貴桑桑，她選擇房租相對便宜的中和租屋落腳，還好距離捷運站僅需步行約10分鐘的路程，每天7點多起床簡單梳洗後，在路上隨便買個三明治當早餐，便趕搭捷運上班。

一如往常，上班尖峰時間捷運車廂幾乎是班班爆滿，若是幸運勉強擠進擁擠的車廂，陳小姐和大多數人一樣，習慣找個立足的角落，再從包包裡拿出手機，先看看line好友群組裡有沒有最新留言，若是發現有長官捎來訊息，則是刻意小心翼翼地略過不讀取，她不想一大早打壞上班的好心情，這種訊息就是要留著進辦公室再看，接著指尖熟練地滑動各大新聞APP，今天又發生什麼大事，哪個藝人又爆離婚，誰跟誰被拍到拍拖在一起。

這時同事傳訊息問她中午要吃什麼，考量上午11時主管要開會，通常會議會拖很久，擔心延誤午休時間，「訂便當好了。」她簡單回了訊息，抬頭看車門上方的跑馬燈，已快到轉乘站，待捷運停妥車門開啟後，她收起手機，快速步出車廂轉乘捷運板南線列車。

快到公司，陳小姐心裡惦記著，稍後進辦公室還有一堆要處理的事情，上週聯繫了一些作者邀稿，其中有幾位作者似乎還沒有回傳信件，須再打電話催一下，還有上期雜誌預留的稿件，要先傳給美編排版。對了，她突然想到，老闆出國前特別交待，要記得準備提案跟張經理敲時間談合作的事。但當時隨手記下張經理的手機號碼，一時忘記放哪裡，讓陳小姐心裡有些忐忑不安。

到站時，陳小姐隨著人潮步出捷運站，隨即轉往隱身在巷弄裡的出版社，快速地走進辦公室，走到自己的座位放下包包坐下來，打開電腦後先開啟Google首頁，環伺電腦螢幕旁貼滿了黃色、紅色紛亂的便條紙，有些是業務上的來電留言，有的是長官交辦事項，若不細讀，乍看也不清哪個才是急件，再開啟電子郵件信箱，每天一早，總有10幾封電郵等著她讀取，其中摻雜著她私人信件，也有些是工作上重要的信件，等待她逐一歸類註記。

Google在她工作中扮演著不可或缺的最佳拍檔，不論是工作大小事，下班後的聚會地點，任何不清楚的大小問題，上網敲敲鍵盤，詢問萬能的Google大師就對了，其實她還來不及查看郵件，長官已經打內線催她準備會議資料，陳小姐每天就這樣匆匆忙忙開始一天的早上，總覺得常被一堆忙不完的瑣事追著跑，瞎忙一天後才驚覺還有重要的事項還沒處理，也因此很少準時下班，加班成了家常便飯。

這是陳小姐大學畢業後第3份工作，庸庸碌碌的日子，一晃眼已在這家公司待了快4年，因為跟同學比起來，薪水還可以，也符合自己的興趣，至於剛畢業曾想過工作之餘再去補英文進修、出國遊學等等人生遠大目標，早就被繁忙的工作澆熄了熱情，每天累得跟狗一樣，下班只想放鬆心情，早早回家補眠。

善用工具 幫每日工作聚焦
上述個案場景，對多數上班族來說，再熟悉不過，每天利用通勤時間滑手機，只為消磨時間，工作中啟動電腦點開Google首頁，多半是搜尋關鍵字，查詢所需的資料，或是收發郵件，似乎就足以應付工作所需，如果，工作時間再減少一點，效率再提升一些，職場生涯是不是可以有些不一樣的風景？

其實舉凡像Google等雲端工具在提升工作效能上，遠超過一般人的想像。電腦玩物站長Esor，亦即城邦PCuSER電腦人出版社主編黃鐘毅，繼2014年7月出版《這些Google幫我做好的事：用Google思惟重建10倍速工作流程》，書籍狂銷，許多書店早已大缺貨，相隔3年後，今年7月再出版《比別人快一步的Google工作術：從職場到人生的100聰明改造提案》，就是要澈底翻轉一般人對Google工作思維。

「Google真正的工作價值，是在雲端協同合作。」黃鐘毅說，以往跟作者校稿，或是跟廠商簽立合約，若是透過電子郵件傳遞訊息，還需要等對方有空才能回覆，一來一往，耗費許多時間，甚至一校、二校，到三校，還可能傳錯版本，若當下未察覺，恐怕釀成嚴重失誤。

另一種常見狀況是，若急需多人共同討論一個企劃案時，相關成員若是分散在不同地點，無法即時趕回辦公室開會，這時，只需要一台可以上網的電腦，或是直接使用手機，透過Google雲端協同合作平台就可以搞定。

黃鐘毅解釋，若需多人同時共同參與文件或企劃案的討論時，可以先開啟一份新的文件，然後將權限共享給對方編輯，不僅可以同步修改，直接補充新的內容，對方若是對文件內容有任何疑義，可以利用Google文件「註解」功能，類似「即時通」功能，立即開啟對話，讓溝通零時差，大幅省去郵件往返消耗的時間，提升工作效能。

Google雲端協同合作功能，不僅是運用在工作職場上，不論是政府部門，或教育界，都可以廣泛地應用，黃鐘毅說，只要有電腦，可以上網即可，特別是偏鄉地區的學校，Google協同合作不需要高成本硬體設備，不論是應用在教學，寫作業，學校老師可以以最低成本，讓學生達到最高的學習效果，相當值得推廣。

隨時筆記 瑣碎小事不會遺漏
對黃鐘毅來說，提升工作效能另一個法寶，是被喻為「建構第二大腦」的Evernote雲端筆記術。可別小看工作中的筆記，隨手記下的靈感，或是長官交辦的細節，事後需要用到時，你會慶幸，還好當初記錄下來。

只是，一般人工作筆記不論是手寫在記事本，或是記在手機行事曆APP，經過一年半載，很少長時間保留，甚至不會再去翻閱。但是職場上，難免有人事異動，也許一年一度的活動，換新人接手，如何經驗傳承，從構思企劃找贊助廠商，許多應注意的眉角，或技術上如何避免再犯的錯誤，這些珍貴的經驗，如何能完整保存下來？這就是Evernote雲端筆記的重要核心價值。

黃鐘毅舉例，職場上經常遇到一種狀況，老闆交辦事項可能會分散在不同場景，例如開會時口頭交辦，在即時通討論時又補充一些內容，某天在茶水間遇到老闆，可能又提了幾句，這時他會將相關的紀錄、圖檔，或是電子郵件，快速地蒐集到Evernote，利用數位工具輕鬆地整合在一起，避免因為資訊片斷有所疏漏。

另方面，工作上常常會接收爆量的資訊，舉凡閱讀文章，聽演講，或看到重要的資訊，或長期關注某些議題的寫作，平常不可能有時間逐一分類整理，他會將訊息丟到Evernote幫他建立完整的數位工作筆記，當他需要利用這些資訊擬定工作計畫時，只須利用搭捷運幾分鐘時間，打開手機，開啟Evernote工作規劃筆記進行構思，雲端筆記紀錄得越詳細，也意味著潛藏更大的行動力。

Google和Evernote二大雲端工作系統，建構了黃鐘毅行動魔法密室，如同他在《EVERNOTE—100個做筆記的好方法》書中所提的，「或許你看到我用Google簡報製作出講義，但你沒有看到構思一個課程的過程所有靈感與草稿都在Evernote上。」

對於想踏入雲端服務系統的初學者，黃鐘毅的建議，別再浪費時間分類整理每天接收的資訊，全部丟到Evernote建立行動筆記，再利用Google雲端協同合作平台提升工作效能，減少瞎忙的工作時間，準時打卡下班！